Vad gör jag om en leverantör skickar en felaktig faktura?
Om ditt företag har fått en felaktig faktura från en leverantör, kontakta då leverantören och be att de krediterar den felaktiga fakturan, för att sedan skicka en ny till er.
Även om du både skickar och tar emot ett stort antal fakturor bör du vara medveten om att varje faktura är ett viktigt dokument. Därför är det också viktigt att fakturorna inte är felaktiga. Att korrigera felaktiga fakturor som har skickats ut under en längre tid kan helt enkelt bli dyrt.
Kunden kommer heller inte att betala fakturan, eftersom en felaktig faktura inte ger dem möjlighet att göra de avdrag de annars skulle ha rätt till. Som företagare som har ställt ut den felaktiga fakturan kan du i värsta fall få betala böter, och förlora rätten att ta ut dröjsmålsränta. Bäst är därför att göra rätt från början.
Det finns ett antal vanliga fel när det kommer till hur fakturor ofta ser ut, och i den här artikeln kommer vi att gå igenom några av dem.
1. Fakturanumret innehåller datum
De fakturor ditt företag skickar till kunder ska ha en löpande nummerserie, som är obruten under ett helt räkenskapsår. Detta är fastställt enligt mervärdesskattelagen, och bestämmelsen gäller även för kreditfakturor och påminnelser. Många använder datum för faktureringen som fakturanummer, men detta gör att fakturanumret bli felaktigt, eftersom det blir ett glapp i nummerserien. Bäst är om datum inte framgår alls av fakturanumret. Då minskar risken för att göra fel. Det är dock möjligt att inleda alla fakturanummer med årtalet.
2. Momssatsen på fakturorna är fel
Momssatserna varierar mellan olika typer av produkter och tjänster. Det innebär att ett företag som säljer flera olika produkter kan få betala olika moms. Ett företag som enbart säljer en typ av varor eller tjänster ska dock inte dela upp momsen. Om du säljer konsulttjänster (25 % moms) och gör en taxiresa (6 % moms) till en kund ska försäljningen inte delas upp i två momssatser på din faktura. Kostnaden för taxiresan ska inkluderas i din momspliktiga försäljning på 25 procent.
3. Viktiga uppgifter om ditt företag saknas
En faktura ska alltid innehålla uppgifter om företaget som ställt ut den, som organisationsnummer, momsredovisningsnummer, styrelsens säte m.m. Om ditt företag använder en egenhändigt skapad fakturamall kanske något av detta saknas.
Ett enkelt sätt att undvika att detta sker, och ni skickar ut felaktiga fakturor, är att använda ett redovisningsprogram som har en fakturamall. Fyll i mallen med samtliga uppgifter som måste ingå, exakt vilka det är varierar en aning beroende på bolagsform, och använd sedan denna mall för samtliga av företagets fakturor.
4. Momssatsen finns inte med
Som företagare är du skyldig att ange vilken momssats som gäller, men enligt många redovisningskonsulter är det vanligt att denna uppgift inte finns med på fakturorna. Förutom momssats ska det även framgå vad summan blir – både inklusive och exklusive moms.
Observera att det också finns fall där momsen inte ska anges. Detta gäller i de fall där det är köparen som ska betala denna.
5. Mottagaren är inte korrekt angiven
En faktura måste, förutom uppgifter om det företag som har ställt ut den, också innehålla korrekta uppgifter om mottagaren. De uppgifter som ska finnas med är:
- Företagets namn
- Adress
- Organisationsnummer
- Momsregistreringsnummer (i vissa fall)
Slutord
Hur en faktura ska se ut regleras i flera lagar. Dessa lagar är, förutom mervärdesskattelagen som redan nämnts:
- Bokföringslagen
- Räntelagen
- Aktiebolagslagen
- Köplagen
- Konsumentköplagen
Det är inte lätt att ha alla dessa lagar i huvudet, och även om man kontrollerar samtliga lagtexter är det lätt hänt att man missar någon bestämmelse. Därför är det viktigt att veta vad som absolut måste vara med på en faktura, och om du känner till vilka som är de vanligaste misstagen kan ditt företag undvika att göra just dessa.
Observera att den här texten handlar om vilka som är de vanligaste misstagen på fakturor, och identifierar fem stycken. Det innebär inte att det bara är dessa fem punkter som ska finnas med på en faktura. En faktura ska innehålla fler punkter än så för att kunna anses vara korrekt, bl.a. säljarens namn och adress, samt vilka varor eller tjänster som har sålts, deras antal eller omfattning och art.
Det är också möjligt, i vissa fall, att utfärda en s.k. förenklad faktura. Detta gäller bl.a. när fakturans belopp är lika med eller lägre än 2000 kronor inklusive moms. En förenklad faktura behöver inte ha löpnummer.
