Periodisering är ett begrepp inom bokföring som innebär att intäkter och utgifter bokförs på de perioder då de har intjänats eller förbrukats. Om det rör sig om inkomster eller utgifter som sträcker sig över en längre period kan de delas upp i flera delar, och bokföras på flera månader, kvartal eller år.
Inkomster ska därför tas upp under den period då de tjänas in, även om betalningen inte sker under denna period. Detsamma gäller för utgifter: de ska tas upp som kostnader under perioden som de förbrukas, även om betalningen sker under en annan period.
Periodisering vid årsbokslut
När ett bokslut ska upprättas måste periodisering göras när fakturan och resultatet av inkomsten eller kostnaden hamnar på olika räkenskapsår. Några exempel på detta är:
- När tjänster eller varor har levererats före bokslutsåret, men fakturan inte har skickats vid bokslutsdatum.
- När varor eller tjänster har mottagits, men någon faktura inte har kommit in vid bokslutsdatum.
- Förskottsbetalningar, som förskottshyror. Om hela förskottshyran skulle bokföras på den månad där den betalas skulle kostnaden bli oproportionerligt hög denna månad. Om förskottet istället bokförs på samtliga månader som det gäller för (det kanske handlar om en förskottsbetalning av hyra för ett kvartal eller ett halvår), blir resultatet mer rättvisande för varje månad. Detsamma gäller om ditt företag hyr ut lokaler, och får förskottsbetalningar för flera månader.
Intäkter räknas som periodiserade inkomster, och kostnader räknas som periodiserade utgifter.
Tänk så här när du ska periodisera fakturor
Det är inte alla affärshändelser som lämpar sig att periodisera. När du funderar på att periodisera en affärshändelse bör du ställa dig följande frågor:
- Är fakturan på ett väsentligt belopp? En riktlinje som brukar anges är att inte periodisera fakturor på 5000 kr eller lägre. Företagets storlek och omsättning är dock viktiga för att avgöra var gränsen bör dras.
- När kom fakturan in? Det går inte att periodisera bakåt i tiden. Om en faktura redan är bokförd ska du inte ändra någonting.
- Går det att periodisera i ditt bokföringsprogram? I princip alltid går det att periodisera i bokföringsprogram. Genom att ställa in periodiseringsfunktionen i programmet så att den matchar ditt företags rutiner kan du spara mycket tid. Det går bl.a. att ta fram listor över periodiseringarna för varje månad.
När ska jag inte periodisera?
Fakturor på belopp som inte är väsentliga, alltså på så stora belopp att de ger ett märkligt intryck i bokföringen, behöver inte faktureras. Ett annat exempel är återkommande fakturor, där beloppet förändras från år till år med maximalt en femtedel (ökning eller minskning). Detta är vanligt när det rör försäkringsfakturor. En enskild faktura som representerar en ökning på mer än 20 procent behöver inte heller periodiseras, om det är troligt att nästa års faktura kommer att hålla sig inom 20 procentsgränsen.
Netto- och bruttometoden
Vid periodisering av en faktura finns det två metoder som kan användas: netto- eller bruttometoden. Nettometoden innebär att varje förändring bokförs, och att balansräkningens interimskonton vilar mellan varje bokslut. Detta innebär att värdet ligger kvar, fram till nästa bokslut som görs.
Bruttometoden innebär att aktuell skuld eller tillgång bokförs vid bokslutstillfället, och att balansräkningens interimskonton nollställs när nästa verksamhetsperiod börjar. De medel som finns på kontona ska återföras till sina respektive kostnads- eller intäktskonton.
Typer av periodiseringar
- Förbrukning av anläggningstillgångar
- Varuförbrukning
- Förutbetalda kostnader
- Förutbetalda intäkter
- Upplupna kostnader
- Upplupna intäkter
Konton för bokföring av periodisering
Interimskonton är de tillfälliga konton som används över bokslutet mellan två verksamhetsår. Dessa konton är
- 1700 (interimsfordringar) – här bokförs förutbetalda kostnader och upplupna intäkter
- 2900 (interimsskulder) – här bokförs upplupna kostnader och förutbetalda intäkter
Räkneexempel – förskottshyra
Ett företag har under ett år betalat 260 000 kronor i lokalhyra. När bokslut för räkenskapsåret görs upptäcker man att hyran för januari- 22 000 kr – följande år betalats i december. Detta ska bokföras på följande sätt:
| Konto | Beteckning | Debet | Kredit |
|---|---|---|---|
| 5010 | Lokalhyra | – | 22 000 |
| 1710 | Förutbetalda hyreskostnader | 22 000 | – |
