Den som ligger i startgroparna för att starta ett företag har två val: faktureringsmetoden eller kontantmetoden. Vilken metod du bör välja beror till stor del på hur ditt företag ser ut, och hur stor omsättning du har.
Så här säger lagen, närmare bestämt bokföringslagen 5 kap 2 §:
Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske.
Affärshändelserna får bokföras senare än som anges i första stycket, om det finns skäl för det och det är förenligt med god redovisningssed.
Ett företag vars årliga nettoomsättning normalt uppgår till högst tre miljoner kronor får dröja med att bokföra affärshändelserna tills betalning sker. Vid räkenskapsårets utgång ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras.
När du registrerar ditt företag hos Skatteverket ska du ange vilken bokföringsmetod du kommer att använda. Sedan måste du hålla dig till denna: det är inte tillåtet att växla mellan metoderna, eller att blanda dem. När du får ditt registreringsbevis kommer det att vara angivet vilken metod du har valt.
Faktureringsmetoden
Om du använder faktureringsmetoden ska du bokföra varje faktura två gånger: först när du får fakturan eller skickar fakturan – på fakturadatumet – och sedan när den har betalats. En inkommande faktura bokförs som en kostnad i resultaträkningen (t.ex. på konto 4010) och som en leverantörsskuld i balansräkningen (konto 2440). När fakturan betalas bokförs även detta, vilket gör att leverantörsskulden försvinner.
På samma sätt bokförs en utgående faktura som en intäkt i resultaträkningen (t.ex. på konto 3010), och som en kundfordran i balansräkningen (konto 1510). När betalning sker bokförs detta och leverantörsskulden försvinner.
Det vanligaste när faktureringsmetoden används är att reskontror också används. Detta är en sidoordnad bokföring över kunder och leverantörsfakturor.
Faktureringsmetoden är praxis för aktiebolag, och är obligatorisk för bolag med en omsättning över 3 miljoner. Om du en gång har valt faktureringsmetoden kan du inte byta till kontantmetoden.
Fördelar med faktureringsmetoden
- Den ger en bra överblick över företagets ekonomiska ställning under året
- Den ger en bra överblick över de obetalda fakturorna
- Varje faktura kan kopplas direkt till en post i bokföring, vilket underlättar bokföring och revision
Nackdelar med faktureringsmetoden
- En krånglig metod, eftersom varje faktura ska bokföras två gånger
Vad betyder reskontra?
Reskontra är en databas över kunder och leverantör, och är ett viktigt verktyg för de företag som använder fakturametoden, även om det inte är något krav. Ofta har företaget två: en kundreskontra och en leverantörsreskontra.
Kundreskontra innehåller uppgifter om företagets kunder, obetalda och betalda fakturor, returer och påminnelser. I leverantörsreskontra finns information om leverantörer, obetalda och betalda fakturor, returer och påminnelser.
Kontantmetoden
Kontantmetoden, även kallad bokslutsmetoden, kan användas av bolag vars nettoomsättning inte överstiger tre miljoner kronor om året. Den används framför allt av enskilda näringsidkare och handelsbolag, men det är tillåtet även för andra företag, vars omsättning ligger under tremiljonersgränsen, kan använda den.
Metoden är enklare än faktureringsmetoden, eftersom varje faktura endast bokförs en gång. Fakturor från leverantörer bokförs när de betalas, och fakturor till kunder bokförs när du får betalt. Vid årets slut, när bokslut görs, bokförs övriga affärshändelser som har betydelse för bolagets resultat och ställning, som obetalda fordringar och skulder. Det är detta som är anledningen till att metoden också kallas bokslutsmetoden.
Eftersom lagen säger att transaktioner som räknas som kontanta måste bokföras senast följande arbetsdag måste bokföringen kompletteras, t.ex. med en enkel kassabok.
Eftersom endast företag med låg omsättning (< 3 miljoner kronor) kan använda kontantmetoden är det möjligt att byta från kontant- till fakturametoden. Det är t.o.m. vanligt att detta sker, när företag expanderar och omsättningen ökar. Anmälan om ändrad bokföringsmetod görs till Skatteverket.
Fördelar med kontantmetoden
- Den är enkel att förstå
- Varje faktura bokförs bara en gång
- Förbättrar företagets likviditet, eftersom momsen redovisas senare.
Nackdelar med kontantmetoden
- Svårare att hålla koll på kvitton och fakturor – det går inte att se i bokföringen vilka fakturor som ska betalas
- Resultatet månad för månad blir mindre rättvisande
De flesta bokföringsprogram klarar av både kontant- och faktureringsmetoden, och kan automatiskt göra bokföringen på rätt konton när valet av metod väl är gjort.
