Skanning är ett kostnadseffektivt sätt att hantera sina fakturor. Fakturorna behöver inte skickas till redovisningsbyrån med post, utan kan läggas in i digital form i ett bokföringsprogram
Korrekt fakturering är en förutsättning för att alla företag ska kunna generera intäkter. Det finns dock vissa risker med traditionell fakturahantering, som kan drabba företaget på olika sätt. Dessutom blir det en stor kostnad, framför allt i ett mindre företag, när alla fakturor ska skickas till redovisningsbyrån. Det kan även vara svårt att veta vilka fakturor som skickats och inte skickats, och det är ju inte direkt ovanligt att försändelser försvinner hos Posten.
En annat problem med traditionell, pappersbaserad fakturahantering är att uppgifterna på fakturorna måste läggas in två gånger: i bokföringen och hos banken.
Därför ska du skanna fakturor
Lösningen är att skanna sina fakturor. De flesta moderna bokföringsprogram har stöd för detta. Efter att du skannat fakturan, vilket du kan göra med en surfplatta eller smartphone, matchar programmet din faktura mot rätt leverantör, och fakturan konteras och attesteras. Du kan, efter att ha loggat in i programmet, söka bland fakturor, se status för enskilda fakturor, och ta fram rapporter av olika slag. Du kan också skapa flöden för attestering, och matcha inkommande fakturor mot dito leveranser. Fakturor som inte ska granskas kan också ställas in på automatisk betalning.
Du kanske tycker att det som står i denna artikel inte är några nyheter. Du har rätt i så måtto att skanning av fakturor är en teknik som existerat i ganska många år vid det här laget. Däremot är det först de senaste åren som detta verkligen fått fäste i redovisningsbranschen. Numera är det standard att redovisningsbyråer råder nya kunder att skanna sina fakturor.
Det är dock inte alla byråer som lyckas motivera sina kunder till att gå över till digitaliserad fakturahantering. En anledning till detta är att kunderna får betala för skanningen. Skanningen innebär dock en effektivisering, inte bara för byrån utan också för kunden.
Två typer av fakturaskanning
Fakturaskanning kan göras på två sätt. Antingen skannar ni fakturorna själva, eller så anlitar ni ett företag för att sköta detta. I det förra fallet kan ni antingen föra in uppgifterna från fakturorna i ert bokföringsprogram, eller välja ett program som kan läsa fakturan och automatiskt registrera de uppgifter som finns där.
Många väljer att skaffa en postadress vid redovisningsbyråns inskanningscentral. Det innebär att alla fakturor kommer in i det digitala systemet. Börja med att informera dina leverantörer om att ni numera har tre adresser: postadress för pappersfakturan, mejladress för pdf-fakturan och e-faktureadress. Leverantören kan då välja vilken typ av faktura som ska skickas, och fakturatypen avgör vilken adress som blir aktuell.
Bokföringslagen säger att underlag ska sparas i sju år. En pappersfaktura som skannas behöver dock enbart sparas i fyra år, förutsatt att den sparas i digital form i sju år. Om ni får både en elektronisk faktura och en pappersdito från samma leverantör kan ni välja vilken faktura ni ska spara. Om ni i övrigt använder digital arkivering behöver ni inte spara pappersfakturan, och vice versa.
