Periodisering innebär, sammanfattat, att inkomster och utgifter fördelas till de perioder de hör till. Vi har tidigare skrivit om periodisering av fakturor. Det finns dock ett flertal undantag från reglerna, inte minst när det gäller K1- och K2-företag.
Vad är K1 och K2?
Enligt bokföringslagen måste alla företag ha en bokföring, där ekonomiska händelser löpande registreras. Vid räkenskapsårets slut ska denna bokföring avslutas med en årsredovisning eller ett årsbokslut. Alla företag behöver dock inte avsluta årets bokföring på samma sätt: ju större bolag, desto mer omfattande ska dokumentationen vara. Bokföringsnämnden delar för detta ändamål in svenska företag i tre kategorier: kategori 1, 2 och 3 (K1, K2 och K3). Ett företag kan, beroende på bolagsform och storlek, välja i vilken kategori det ska ingå.
- K1 får användas av enskild firma, handelsbolag och ekonomisk förening, med en årlig omsättning under tre miljoner kronor. Verksamheter i denna kategori kan upprätta ett förenklat årsbokslut. Vägledning för förenklat årsbokslut finns i Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2006:1.
- K2 kan användas av mindre aktiebolag, med minimala behov av skattemässiga korrigeringar av bokföringens resultat. Syftet med K2 är att möjliggöra enkel redovisning för mindre aktiebolag, och K2 kallas också för förenklingsregelverket.
- K3 är obligatoriskt för större aktiebolag, som har tillgång till redovisningsexperter.
Många aktiebolag kan välja mellan att använda K2 och K3. Det går alltid att byta från K2 till K3, men byte i andra riktningen får endast göras en gång, om det inte föreligger särskilda skäl. Många företag tar därför hjälp av konsulter inför ett eventuellt byte.
I denna artikel tar vi endast upp reglerna för periodisering av fakturor i K1- och K2-företag. Reglerna om periodisering av fakturor har flera undantag, som gäller för företag i dessa två kategorier.
Undantag enligt K1
Ett företag som använder K1-reglerna, och som upprättar ett förenklat årsbokslut, ska inte periodisera upplupna intäkter, med ett undantag. Detta undantag är ränteintäkter som överstiger 5000 kronor. Det finns också särskilda regler för följande kategorier:
- Offentliga stöd
- Skadestånd
- Ersättning från försäkringar
Om det finns pågående arbeten, vare sig dessa utförs på löpande räkning eller till fast pris, ska de redovisas i den takt de faktureras.
Förskott på mer än 5000 kronor, exklusive moms, ska periodiseras om leveransen eller delleveransen inte har påbörjats. Vid lägre belopp är det valfritt att periodisera.
Övriga skulder
Övriga skulder är en post i balansräkningen, och värdet av denna ska redovisas i ruta B16 i det förenklade årsbokslutet. Poster som kan ingå i övriga skulder är:
- Förskott från kunder, om dessa överstiger 5000 kronor.
- Ränteutgifter som överstiger 5000 kronor, om de hör till räkenskapsåret men betalas först nästkommande år. Några andra upplupna kostnader behöver inte tas upp i det förenklade årsbokslutet.
- Ränteinkomster över 5000 kronor, som mottagits under räkenskapsåret men hör till nästkommande år.
- Beslutade skadeståndsersättningar.
Undantag enligt K2
För företag i K2-kategorin finns två frivilliga förenklingsregler för periodisering: 5000 kronorsregeln och regeln om årligen återkommande rörelseutgifter.
5000 kronorsregeln
5000 kronorsregeln innebär att inkomster och utgifter som för sig själva understiger 5000 kronor inte ska periodiseras. Om det rör sig om flera delbetalningar av exempelvis en varuleverans ska fakturorna bedömas tillsammans. Det är inte tillåtet att dela upp faktureringen i syfte att undslippa periodisering.
Fakturor som består av flera typer av inkomster eller utgifter, som kontokortsfakturor, och som överstiger 5000 kronor, behöver inte periodiseras om de enskilda utgifterna eller inkomsterna är lägre än 5000 kronor. Finns det poster över 5000 kronor på fakturan ska dessa dock periodiseras.
Det finns också en princip om väsentlighet, enligt vilken utgifter eller intäkter som var för sig inte är väsentliga (<5000 kr) kan vara väsentliga om de tillsammans ger en annan bild av företaget, som är intressant exempelvis för den som läser årsredovisningen. Det är omständigheterna som avgör vad som är att betrakta som ett väsentligt belopp. Många poster av liknande typ, som var för sig understiger 5000 kronor, kan tillsammans utgöra ett väsentligt belopp som ska periodiseras.
Regeln om årligen återkommande rörelseutgifter
Under vissa förutsättningar behöver årligen återkommande rörelseutgifter inte periodiseras. En utgift som återkommer varje räkenskapsår får redovisas som en kostnad det räkenskapsår som företaget normalt får fakturan. För att undantagsregeln ska gälla måste följande villkor vara uppfyllda:
- Utgiftens storlek antas variera med maximalt 20 % från ett år till ett annat.
- Varje räkenskapsår belastas av ett års kostnad. Detta gäller inte första året som förenklingsregeln tillämpas på en utgift.
Utgifter för personal berörs inte av denna undantagsregel.
