Majoriteten av svenska företag och organisationer är ineffektiva i sina ekonomiska processer. Detta hävdar åtminstone Visma, som sammanställt en rapport över digitaliseringsgraden hos svenska företag. Resultatet presenteras i rapporten Digitaliseringsindex 2018.
Till grund för rapporten ligger en digital enkät, som Visma har skickat ut till vd:ar, ekonomi- och it-chefer på svenska företag. Respondenterna har fått skatta vilka effektivitetsvinster de gjort genom automatisering av ekonomiska och administrativa processer, genom att svara på frågor om olika typer av ekonomiska processer. Totalt svarade 612 personer, som hade titlar som vd, styrelseledamot, ekonomichef, vice vd eller IT-ansvarig.
Rapporten tittar framför allt på hur långt digitaliseringen har kommit på olika områden som kan digitaliseras. Men den är även intressant genom att den visar vilka områden som enkelt kan digitaliseras.
Inkommande fakturor
Att digitalisera leverantörsfakturorna är en av de enklaste digitaliseringsprocesserna i ett företag. Det är ofta den första process som digitaliseras, och ökningen på detta område är stark, enligt Vismas rapport.
Att digitalisera fakturaflödet från leverantörer gör att fakturorna går direkt in i ditt företags ekonomi-, affärs- eller fakturahanteringssystem. Därmed minimeras risken för förseningar, med vidhängande avgifter, och korrigeringsarbete som tar tid i anspråk i onödan. Att automatisera inkommande fakturor gör det också möjligt att slimma organisationen, vilket ger andra ekonomiska fördelar.
Med digitaliserade fakturor blir det också möjligt att automatisera fakturahanteringen. Leverantörsfakturor utan avvikelser kan då läsas av automatiskt och konteras enligt förutbestämda regler, utan någon insats från ekonomiavdelningen. Fakturan granskas och attesteras automatiskt.
Utgående fakturor
Från och med 1 april 2019 ska alla inköp i offentlig sektor, i hela EU, faktureras med e-faktura. För dig som säljer till offentliga verksamheter kommer det alltså snart att vara ett krav. Redan nu finns det dock flera fördelar med att digitalisera de utgående fakturorna.
Genom att digitalisera de utgående fakturorna kommer ni ifrån scanning, kuvertering, frankering och postning. Precis som när det handlar om ingående fakturor är det enkelt att komma igång med digitaliseringen av denna process. Du kan börja redan imorgon, genom att välja ett fakturahanteringssystem med stöd för digitala utgående fakturor.
Betalningsförslag
En av de processer som ökar långsammast i Digitaliseringsindex, när man jämför 2018 med tidigare år. Faktum är att digitaliseringsgraden på detta område ser ut att ha minskat en aning, men det rör sig om så små förändringar att det inte är säkert att de är statistiskt säkerställda. Ökningen sedan föregående år är 0,7 procentenheter, men med tanke på antalet respondenter (n=612) är troligen inte heller denna siffra statistiskt säkerställd.
I många fakturahanteringssystem går det att automatisera leverantörsbetalningarna och matcha dem mot betalningsförslag. På detta sätt läggs fakturan in för godkännande och attestering automatiskt, så länge den inte innehåller några avvikelser. De flesta fakturor som ett företag tar emot är regelbundna, och summorna på dem är de som avtalats. Genom att automatisera flödet sparas mycket tid.
Reseräkningar
Om det förekommer många tjänsteresor inom företaget innebär digitaliserade reseräkningar en stor besparing i både tid och pengar. Utlägg kan redovisas direkt i mobilen, exempelvis genom att kvittot fotograferas och laddas upp i företagets lönesystem, där det kan attesteras. När Skatteverkets regler ändras uppdateras också systemet, vilket minskar risken för att något blir fel.
Nyckeltal
Det är genom nyckeltalen som du som företag kan hålla dig uppdaterad om hur det går för ditt företag. Det kan dock vara arbetskrävande att räkna fram verksamhetens nyckeltal, men ett bra affärssystem kan räkna fram dem åt dig. Även dina medarbetare kan komma åt de nyckeltal som är viktiga just för dem: varje avdelning kan ha sin egen dashboard, med de mest relevanta KPI:erna.
Attestflöde
Den protest som har digitaliserats mest i Vismas enkät är attestflödet, och så är det för tredje året i rad. Det rör sig också om en kraftig ökning från ett år till nästa, en ökning som borde vara statistiskt säkerställd. Ett digitaliserat attestflöde innebär stora besparingar och ökad kontroll över inkommande fakturor.
Genom att digitalisera verksamhetens attestflöde behöver du inte vara på kontoret för att kunna godkänna fakturorna. Du kan göra detta på språng, via dator eller mobil. Återkommande fakturor, från kända leverantörer, kan automatiseras så att de attesteras automatiskt så länge beloppen ligger under en viss nivå. Några råd för att få ut mesta möjliga av denna funktionalitet är:
- Utnyttja attestflödet till mer än bara leverantörsfakturor, som reseräkningar och tidrapporter.
- Involvera så få attestanter som möjligt, och minimera antalet kontrollpunkter, för att inte göra processen för långsam.
- Låt systemet föra klart till betalning efter sista attest.
Digitaliserade processer för attest ökar den interna kontrollen och effektiviteten, samtidigt som det minskar risken för att fakturor försvinner eller förfaller.
Tidrapportering och lönehantering
Genom att digitalisera tidrapporteringen och koppla den till lönehanteringen minskar administrationen både för löneadministratören och de anställda. Arbetstiden kan rapporteras varje dag, och systemet håller också reda på flextid, övertid och semesterdagar. När extratimmar, avvikelser och utlägg har fyllts i attesteras underlaget, och sedan är det klart.
Vilka branscher har kommit längst?
Vismas rapport visar på en digitaliseringsgrad på 48,2 %, i median. Skillnaden är dock stor mellan olika branscher. Längst har företag inom juridik, ekonomi, vetenskap och teknik kommit i sin digitalisering. Branschen med den lägsta graden av digitalisering är kultur, nöje och fritid. Detta förvånar nog ingen.
Mer förvånande är kanske att det inte är den privata sektorn som ligger i framkant, utan den offentliga. Kommunala och statliga bolag, samt landsting, är de som är bäst på att digitalisera sin hantering av löner, fakturor och annat. Detta beror antagligen på att det finns stora krav på den offentliga sektorn att hushålla med sina pengar, som ju till stor del kommer från skattebetalarna. Användningen av pengar i offentlig sektor granskas också hårdare.
Det talas ofta om att den offentliga sektorn ska lära sig av den privata, men ibland gäller det omvända, och digitaliseringen av löne- och fakturahantering är ett exempel på det. Tänk dig att du får stå till svars för alla användning av pengar i din verksamhet. Vad skulle du då göra, för att minska kostnaderna och administrationen, och kunna koncentrera dig mer på kärnverksamheten? Troligen skulle du digitalisera och automatisera så mycket du kunde av den ekonomiska administrationen. Då finns det heller ingen anledning att avstå från att göra det idag.
