Det finns många tidstjuvar, som riskerar att stjäla värdefull tid från det viktigaste i verksamheten. Det gäller inte minst när det kommer till fakturahantering, men också på många närliggande områden. Digitaliseringen är din vän på det här området, eftersom den gör det enkelt att automatisera uppgifter, och skicka påminnelser både till dig själv och till dina kunder.
Med jämna mellanrum bör alla företagare ta en titt på sina rutiner. Finns det något som kan effektiviseras? Även rutiner som kan kännas snabba och effektiva kan ta mycket tid i anspråk, och det kanske inte visar sig förrän du räknar samman hur mycket tid du lägger på en viss uppgift, under en vecka eller en månad.
1. Effektivisera ditt arbete
Du får inte betalt för att skriva offerter, skicka påminnelser till kunder efter uteblivna betalningar, eller leta efter det där viktiga mejlet som en kund skickade i oktober förra året. Därför är det viktigt att du lägger så lite tid som möjligt på detta, för att få mer tid över till det som faktiskt ger intäkter till verksamheten.
2. Kreditupplysning
Kunder som inte betalar är sällan lönsamma. Även om de betalar till slut kan du då ha lagt ned så mycket tid på att skicka betalningspåminnelser att resultatet sammantaget är negativt. Därför bör du göra en kreditupplysning på alla nya kunder. När du har fått resultatet av denna kan du anpassa riskerna, exempelvis genom att begära betalning i förskott av en kund som tidigare har visat sig vara problematisk. Vid löpande leveranser kan delbetalning vara ett alternativ.
3. Automatisera fakturahanteringen
Välj ett fakturahanteringssystem där du har möjlighet att sätta upp automatiska påminnelser för kunder som inte betalar i tid. Då slipper du lägga tid på att skicka ut påminnelserna. Förutom att det sparar tid sparar du även papper och pengar, eftersom du inte behöver skriva ut och frankera påminnelserna.
Tidseffektivisering i den dagliga verksamheten
Det är inte bara fakturahanteringen som kan göras mer effektiv. Genom att effektivisera också andra uppgifter får du mer tid till att driva ditt företag.
4. Mejl
Skapa ordning och reda i din mejlkorg. Skapa relevanta mappar för inkommande mejl, och använd gärna taggar också, för att skapa ytterligare möjligheter att organisera din elektroniska korrespondens.
Skapa också malla för de typer av mejl som du ofta skickar. Det kommer att spara mycket tid för dig i längden.
5. Checklistor
Inled varje dag med att göra en lista på de viktigaste arbetsuppgifterna för dagen, framför allt om du har mycket att göra. Fundera också på vad som är rimligt att hinna med, vad du troligen inte kommer att hinna under dagen, och om du måste vidta några åtgärder på grund av detta.
6. Offerter
Att skriva offerter är en nödvändig del av verksamheten i nästan alla företag. Men det tar tid. Ett smart sätt att skapa offerter snabbare är att ha en färdig meny av olika block som kan sättas samman i offerterna, så att du kan erbjuda det som kunden efterfrågar.
7. Påminn dig själv
Det är bättre att få en påminnelse för mycket än en för lite. Det gäller inte minst om påminnelsen kommer från dig själv. Använd en digital kalender, projekthanteringssystem m.m. för att skapa påminnelser som gör att du inte missar något viktigt. Många av dem behöver du bara sätta upp en gång.
