En faktura ska innehålla vissa obligatoriska uppgifter, för att Skatteverket ska kunna kontrollera om de materiella kraven för skattskyldighet och avdragsrätt är uppfyllda. Det är dock inte helt ovanligt att fakturor innehåller felaktiga uppgifter, eller att viktiga uppgifter saknas.
När viktiga uppgifter saknas i en faktura, eller när uppgifter saknas, kan Skatteverket inte bedöma om de krav som ställs i mervärdesskattelagen är uppfyllda, både med avseende på säljarens mervärdesskatt och köparens avdragsrätt. Brister i en faktura kan, enligt Skatteverket, avhjälpas genom att den ursprungliga fakturan kompletteras eller rättas. Detta kan göras genom att en annan handling kompletterar den ursprungliga fakturan. En faktura kan, enligt detta synsätt, utgöras av flera separata handlingar som tillsammans uppfyller kraven på innehållet i en faktura, så som de ställs upp i mervärdesskattelagen. Handlingarna kan vara i elektronisk form, i pappersform, eller en kombination av dessa. Det är dock viktigt att både säljare och köpare har tillgång till samtliga av dessa handlingar, och att det är enkelt att fastställa sambandet mellan handlingarna.
Det är säljaren som är ansvarig för en faktura. Det innebär att köparen kan vända sig till säljaren om en saknad uppgift inte framgår av någon annan handling. I denna situation är säljaren skyldig att rätta till bristerna i fakturan.
En bristfällig faktura kan alltid åtgärdas, oavsett vilken eller vilka obligatoriska uppgifter som saknas eller är felaktiga. Det finns dock ett viktigt undantag, och det är omsättningen. Säljaren måste dock ha gjort en korrekt materiell bedömning av omsättningen, och momsen ska vara korrekt angiven på fakturan. I detta fall ska säljaren utfärda en ny och korrekt faktura.
Om säljaren istället har angivit för hög moms, exempelvis 25 procent när det ska vara sex procent, är denna betalningsskyldig för det för höga beloppet, men köparen kan inte dra av den felaktigt debiterade momsen. För att ett belopp som felaktigt har redovisats som utgående skatt ska kunna ändras krävs i de flesta fall att säljaren utfärdar en kreditfaktura.
Mer om detta finns att läsa i Skatteverkets ställningstagande med diarienummer 202 503957-18/111, som finns att läsa här.
Vad säger lagen om fakturor?
En faktura är ett dokument eller meddelande, på papper eller i ekonomisk form, som uppfyller villkoren för fakturor. Dessa villkor återfinns i mervärdesskattelagens elfte kapitel. I kapitlets åttonde paragraf specificeras att en faktura ska innehålla följande uppgifter, även om det finns vissa undantag:
1. datum för utfärdandet,
2. ett löpnummer baserat på en eller flera serier, som ensamt identifierar fakturan,
3. säljarens registreringsnummer till mervärdesskatt under vilket varorna eller tjänsterna har omsatts,
4. kundens registreringsnummer till mervärdesskatt under vilket han förvärvat varorna eller tjänsterna, om han är skattskyldig för förvärvet av varorna eller tjänsterna eller det är fråga om en unionsintern varuförsäljning enligt 3 kap. 30 a eller 30 b §,
5. säljarens och köparens namn och adress,
6. de omsatta varornas mängd och art eller de omsatta tjänsternas omfattning och art,
7. datum då omsättningen av varorna eller tjänsterna utförts eller slutförts eller det datum då sådan förskotts- eller a conto-betalning som avses i 3 § erlagts, om ett sådant datum kan fastställas och det skiljer sig från datumet för fakturans utfärdande,
8. beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive skatt enligt denna lag, samt eventuell prisnedsättning eller rabatt om dessa inte är inkluderade i enhetspriset,
9. tillämpad mervärdesskattesats, 10. det mervärdesskattebelopp som ska betalas, såvida inte en särskild ordning tillämpas för vilken denna lag utesluter en sådan uppgift,
10. när faktura utfärdas av köparen enligt 4 §, uppgiften självfakturering,
11. vid undantag från skatteplikt, en hänvisning till
a) den relevanta bestämmelsen i denna lag,
b) den relevanta bestämmelsen i rådets direktiv 2006/112/EG, eller
c) en annan uppgift om att omsättningen är undantagen från skatteplikt,
13. när köparen är skyldig att betala mervärdesskatten, uppgiften omvänd betalningsskyldighet,
Dessa krav är formella, vilket innebär att de finns för att säkerställa att mervärdesskattesystemet ska fungera väl. Genom att det finns formella krav på fakturans innehåll går det att avgöra om fakturan uppfyller de materiella kraven, alltså de krav som reglerar grunden för påförandet av moms och rätten till avdrag.
En beskattningsbar person ska alltid säkerställa att en faktura utfärdas när omsättning sker till en annan beskattningsbar person, eller till en en juridisk person som inte är beskattningsbar. Även vid förskotts- och a conto-betalningar ska faktura utfärdas.
