En kontantfaktura skapas när en vara eller tjänst säljs, och säljaren tar betalt kontant vid försäljningstillfället och samtidigt upprättar en faktura. Normalt lämnas en kredit till köparen när en en faktura upprättas, men här sker betalningen direkt. På många sätt kan kontantfakturan jämföras med ett kvitto, men den innehåller fler uppgifter än de som finns på det kvitto en konsument får i affären.
När försäljningen dokumenteras genom att en faktura upprättas behöver försäljningen inte registreras i ett kassaregister. För detta krävs dock att kontantfakturan uppfyller de krav på en verifikations innehåll som ställs upp i bokföringslagen.
- När kontantfakturan har upprättats
- Vad försäljningen avser
- Vilket belopp försäljningen gäller
- Vem som är köpare (namn och adress)
- Fakturanummer
Undvik fel på kontantfakturan
Precis som en annan faktura ska en kontantfaktura inte innehålla datum. Kontantfakturan ska ha ett löpnummer, och nummerserien ska vara obruten under hela räkenskapsåret. Bäst är om nummerserien är förtryckt på fakturorna, eller tas fram av redovisningssystemet. Tänk också på att undvika vanliga fel på fakturan. Det behöver dock inte stå “kontantfaktura” på fakturan, det kan lika gärna stå “faktura” eller “kvitto”.
I de flesta fakturahanteringsprogram är det enkelt att ange, när en faktura skapas, om det ska vara en kontantfaktura eller en vanlig faktura. Reglerna säger att en kontant betalning ska bokföras senast dagen efter att den mottagits. Om du har ett bokföringsprogram med faktureringsfunktion är det enkelt att bokföra transaktionen samtidigt som fakturan skapas.
En kontantfaktura ska bokföras på samma sätt som andra fakturor. God redovisningssed ska iakttas, och kontantfakturan ska sparas i sju år eftersom den utgör en verifikation.
Undantag från kravet på kassaregister
Vissa verksamheter är undantagna från kravet på att ha ett kassaregister.
- Företag som säljer varor eller tjänster kontant, till ett värde mindre än fyra prisbasbelopp (182 000 kronor år 2018) inklusive moms under ett räkenskapsår.
- Taxiverksamhet.
- Distans- och hemförsäljning, så som webbhandel.
- Obemannad försäljning, via varuautomat eller i en automatiserad affärslokal.
- Försäljning som registreras i terminalsystem som används av ombud för spelbolag. Exempel på spelbolag är Svenska Spel och ATG.
- Spel som anordnas med tillstånd enligt lotterilagen, exempelvis bingo, automatspel och lotterier.
Går det att använda kontantfaktura istället för kassaregister?
Ja, åtminstone än så länge. Skatteverket ville få lagen om kassaregister att omfatta alla företag, även de som säljer mot faktura. Politikerna ville dock inte gå så långt, och företag som säljer mot faktura är alltjämt undantagna från kravet på kassaregister.
Vilka regler finns för kontantfakturor?
En kontantfaktura ska uppfylla de krav på verifikationer som ställs upp i bokföringslagen (5 kap. 7 §). Det är också viktigt att bokföra kontantfakturan på samma sätt som andra verifikationer, bl.a. att bokföra den senast påföljande dag.
Gäller kontantfaktura som kvitto?
Ja, en kontantfaktura är att jämföra med ett kvitto i de allra flesta sammanhang. Det omvända gäller också: att ett kvitto utgör en kontantfaktura. Ofta står det “kvitto” på kontantfakturan.
Hur ska en kontantfaktura bokföras?
Kontantfakturan bokförs direkt på konto 1910 Kassa som slutbetald. Om betalningen görs med kort ska den istället bokföras som en fordran mot konto 1580 Fordringar för kontokort och kuponger.
