Att driva ett företag handlar inte bara om att skicka ut fakturor. Kunderna ska också betala fakturorna, i tid, för att du ska kunna fortsätta driva ditt företag och inte gå i konkurs. Så hur ska du göra för att få betalt i tid?
1. Kolla upp dina kunder – i förväg
Använd möjligheten att göra kreditupplysning på nya kunder. Hur ser kundens kreditvärdighet ut, och är det troligt att de fakturor du skickar kommer att betalas i tid? Genom att känna till detta kan du göra en bedömning av risken innan du ingår ett avtal.
Det är också en bra idé att sätta upp automatisk bevakning av kunders kreditvärdighet när du har ingått avtal med en kund. Då kan du direkt se om något förändras, och det är inte lika känsligt att ha automatisk bevakning som att göra regelbundna kreditupplysningar på befintliga kunder.
2. Skriv tydliga fakturor
Genom att formulera fakturan tydligt kan du undvika missförstånd mellan dig och kunden. Det finns formella krav rörande vad som ska finnas på en faktura, men för säkerhets skull bör du se till att följande framgår extra tydligt:
- Vilken vara eller tjänst som har köpts.
- Vilka betalningsvillkor som gäller.
- Vilka avgifter som tillkommer om kunden inte betalar fakturan i tid.
3. Erbjud den faktura kunden vill ha
Idag kan en faktura komma i många former: via mejl, som e-faktura, autogiro eller via Kivra. Vilka av dessa fakturaformer erbjuder du, och vilka är de mest efterfrågade i den bransch där du är verksam? Genom att leva upp till kundernas förväntningar kommer du att få fler kunder, och du kommer att få betalt i tid om din fakturering enkelt kan införlivas i kundens befintliga rutiner.
4. Samarbeta med inkasso för att fånga upp kunden i tid
Att ha ett fungerande samarbete med ett finans- eller inkassoföretag gör det lättare att få betalt i tid. Du kan t.ex. använda företagets logotyp på dina påminnelser, redan innan inkassoföretaget tar över ärendet. För detta krävs naturligtvis inkassoföretagets tillstånd, och det är inte alla bolag i branschen som går med på detta. Att samarbeta med ett inkassobolag och använda deras logotyp gör det enklare att kommunicera att inkasso kommer att ta över om kunden inte betalar. Detta väger tyngre än en vanlig påminnelse från dig.
5. Etablera en tydlig policy för krav och krediter
En tydlig, nedskriven policy för krav och krediter underlättar de interna processerna genom att skapa struktur och rutin. Det blir också enklare för nyanställda i företaget att veta vad som gäller.
En krav- och kreditpolicy kan se ut på följande sätt:
- Beskrivning av balansen mellan risk och affärsförutsättning.
- Beskrivning av rutinerna för kravhantering. Hanteras de internt eller av tredje part?
- Detaljerad beskrivning av rutinerna för nya och befintliga kunder.
För nya kunder
- Vilka rutiner finns för kontroll och identifiering genom kreditupplysning?
- Vilka betalningsvillkor gäller?
- Vilken dröjsmålsränta gäller?
- Gäller samma betalningsvillkor för alla kunder?
- Vilka rutiner gäller vid försenad eller utebliven betalning?
För befintliga kunder
- Vilka rutiner finns för uppföljning och bevakning?
- Vilka betalningsvillkor gäller?
- Gäller samma betalningsvillkor för alla kunder?
- Vilka rutiner gäller vid försenad eller utebliven betalning?
- Hur lång tid ska förflyta från det att en faktura förfaller tills påminnelsen skickas?
- Vilken dröjsmålsränta gäller?
- Ska kunden underrättas på något sätt innan påminnelsen skickas, och i så fall på vilket sätt?
6. Skicka påminnelse så fort kredittiden gått ut
Det vanliga är att ett företag ger privatpersoner en kredittid på 14 dagar, och 30 dagar till företag. Det är dock inte alla som skickar ut påminnelser direkt när en faktura förfallit. Genom att automatisera din fakturahantering kan du dock vara säker på att en påminnelse går ut direkt, så fort kredittiden löpt ut.
