Inkasso är ett nödvändigt ont för nästan alla som skickar ut fakturor. När en kund inte betalar, trots påminnelser, är det en vanlig åtgärd att låta betalningskravet gå vidare till ett inkassobolag. Det låter drastiskt, men är ofta nödvändigt för att du ska få betalt över huvud taget.
Det finns många funderingar man som näringsidkare kan ha inför att skicka ett inkassokrav till en kund. I den här artikeln går vi igenom några av de vanligaste frågorna som ställs av företagare som befinner sig i denna situation.
1. Varför ska jag skicka ett inkassokrav?
Du skickar ett inkassokrav för att du inte har fått betalt i tid av en kund. Detta är betydligt vanligare än du kanske tror. Hälften av alla fakturor som skickas ut betalas för sent, och ungefär en femtedel betalas mer än en vecka för sent.
Försenade betalningar orsakar direkta kreditförluster för dig, i form av utebliven ränta på kapital. Att skicka ut påminnelser innebär också att dina administrativa kostnader ökar. Din likviditet minskar, och ju längre tid fakturan är obetald, desto mer ökar risken att den aldrig kommer att betalas. Därför är det viktigt att kräva in betalningen, men lika viktigt att göra detta på ett professionellt sätt. Du ska inte skicka ut betalningspåminnelsen för nära förfallodagen, eftersom det kan skapa onödig irritation och extra arbete.
2. Kan jag skicka ut inkassokravet?
Det är ovanligt att företag själva skickar ut sina inkassokrav, men det är fullt möjligt att göra det. Den som skickar ut ett inkassokrav måste nämligen vara noga med att följa Inkassolagen. Tio procent av de företag som Datainspektionen gör tillsyn hos hanterar själva sina inkassokrav.
Vissa företagare skickar ut två betalningspåminnelser innan de överlämnar ett ärende till inkasso. I dessa fall är den första påminnelsen mjukare formulerad, medan den andra mer har formen av ett kravbrev.
3. Hur gör jag när jag skickar ett inkassokrav?
Börja med att skicka en betalningspåminnelse, efter det att kredittiden på fakturan har löpt ut. Förutom att uppmärksamma kunden på att fakturan inte har betalats i tid är betalningspåminnelsen ett bra sätt att visa vilken ränta och vilka avgifter som kommer att tas ut om fakturan inte betalas. Det finns inga formella krav på hur en betalningspåminnelse ska se ut, och inte heller något formellt krav på att en påminnelse ska skickas ut innan ärendet överlämnas till inkasso. Det anses dock vara god inkassosed att påminna den kund som missat att betala i tid.
Om du väljer att anlita ett inkassobolag kan du vara säker på att Inkassolagens regelverk följs. Dessutom minskar du den egna administrationen, och får mer tid över till att koncentrera sig på kärnverksamheten. Genom att anlita ett inkassobolag kan du få förslag på kravåtgärder som är anpassade efter kundens betalningshistorik. När det kommer en betalningspåminnelse med namnet på ett välkänt inkassobolag till kunden ökar också sannolikheten att fakturan betalas skyndsamt.
4. Hur ska inkassokravet se ut?
Ett inkassokrav ska alltid vara skriftligt, och innehålla följande uppgifter:
- Fordringsägare
- Skuldens storlek, förfallodatum och vad den avser
- Dröjsmålsränta, och hur den är beräknad
- Inkassokostnad
- Information om att du kommer att ansöka om betalningsföreläggande, eller stämning och utmätning, om kunden inte betalar
- Tidsfrist om minst åtta dagar. Tidsfristen anger det datum då skulden ska vara betald, och information om vilka åtgärder du annars kommer att vidta (betalningsföreläggande etc.)
- Information om hur kunden ska betala
Du kan debitera som mest 180 kronor i inkassokostnad för inkassokravet, och detta är tillåtet oberoende av avtal mellan dig och kunden. Du kan enbart skicka ett inkassokrav för en fordran. Därefter har du att välja mellan att gå vidare, eller skriva av skulden.
5. Vad innebär inkassokravet för min kund?
Att som företagare vara orolig för om inkassokravet kommer att skada relationen till kunden. Detta kan vara ytterligare ett skäl till att välja en inkassofirma: de vet hur de ska kommunicera med kunden.
Vanligen ser processen ut på följande sätt:
- Ett inkassokrav skickas ut till kunden. Inkassokostnaden adderas till totalsumman.
- Om kunden inte betalat fakturan efter en förutbestämd period görs en ärendevärdering, där kredittagarens ekonomiska situation kontrolleras. Inkassobolaget tittar bl.a. på om kunden har obetalda skulder eller anmärkningar sedan tidigare.
- Inkassobolaget avgör, utifrån ärendevärderingen, om de ska kontakta kredittagaren för att gemensamt komma fram till en lösning, eller om ärendet ska överlämnas till Kronofogden.
Hur ser då kunden på det hela? Det är kanske inte så kul att få ett inkassokrav på posten, men det hade varit ett brev från Kronofogden. Det är också bättre än att dra på sig en betalningsanmärkning.
6. Vad gör jag om kunden inte betalar?
Om kunden inte betalar, trots att ni har skickat ett inkassokrav, kan du inleda ett rättsligt förfarande, d.v.s. antingen ansöka om betalningsföreläggande eller stämning vid tingsrätten. Dessa åtgärder tar tid, och kostar pengar, vilket innebär att det kanske inte är värt att ta till dessa. Börja med att undersöka vilka möjligheter kunden har att betala, och gör sedan en avvägning huruvida det är värt att gå till rätten.
Nästa steg blir att ansöka om betalningsföreläggande, vilket görs hos Kronofogden. Ett krav för detta är att du ska ha skickat ett inkassokrav till kunden. Om din ansökan går igenom får du ett utslag från Kronofogden. Utslaget är en exekutionstitel och kan ligga till grund för utmätning; utmätning görs också automatiskt om du inte har sagt något annat.
Observera att Kronofogden inte har möjlighet att pröva ditt krav. Om kunden bestrider kravet kan Kronofogden därför inte besluta om betalningsföreläggande. Om du begär det överför dock Kronofogden ärendet till tingsrätten. Om kunden fortfarande bestrider kravet är fordran tvistig, och du måste ansöka om stämning vid domstol om du vill gå vidare. Du lämnar in stämningsansökan till tingsrätten på den ort där kunden har sin verksamhet, alternativt där kunden är folkbokförd (om det rör sig om en privatperson).
Om domstolen anser att du har rätt får du en dom som visar detta. Domen är en exekutionstitel och kan ligga till grund för utmätning. Utmätning innebär att Kronofogden verkställer betalningsföreläggandet, eller tingsrättens dom, och tar kundens egendom i anspråk. Om du inte vill att detta ska ske måste du ange detta i din ansökan om betalningsföreläggande.
