Fakturerar du kunder i offentlig sektor? Eller har du planer på att lämna en offert i en offentlig upphandling? Då är det viktigt att känna till att nya regler träder i kraft 1 april i år. Från detta datum är det ett krav att alla fakturor som tas emot inom offentliga sektorn ska vara elektroniska.
Den nya lagen baseras på ett EU-direktiv, som tillkommit med målet att huvuddelen av all fakturering i Europa ska göras elektroniskt år 2020. Fakturorna ska, om inget annat anges, följa standarden PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line), som har tagits fram för utbyte av elektroniska dokument inom och utanför EU. Genom att använda denna standard minskar risken för nekade fakturor, och kostnaderna blir också lägre. Den rekommenderade standarden i Sverige är PEPPOL BIS Billing 3. Andra standarder som också är godkända är Svefaktura 1.0 och Svefaktura BIS 5A 2.0.
Redan 2008 infördes ett krav på aktörer i offentlig sektor att kunna ta emot e-fakturor, vilket innebär att dina kunder kommer att vara väl förberedda på att ta emot denna typ av fakturor.
Om du inte har möjlighet att skicka e-fakturor direkt från ditt system kan du använda dig av en fakturaportal. Det är en tjänst som gör det möjligt att registrera sig och sedan skicka fakturor. Det finns flera portaler, och vissa av dem erbjuder gratispaket för företag som skickar ett mindre antal fakturor varje månad.
Obsevera att påminnelser, som skickas när en faktura inte har betalats i tid, inte behöver skickas i elektroniskt format. Inkassokrav och räntefakturor, däremot, är nya handlingar med nytt fakturanummer och nytt belopp. De ska därför skickas som e-fakturor, när mottagaren finns i den offentliga sektorn.
Frågor och svar
Räknas skannade pappersfakturor som e-fakturor?
Nej, skannade fakturor, pdf-fakturor och fakturor som skickas via mejl räknas inte som e-fakturor. En e-faktura är en faktura som kan skickas direkt digitalt till kundens affärssystem, på ungefär samma sätt som ditt elbolag kan skicka en e-faktura direkt till din internetbank.
Gäller reglerna om obligatorisk e-faktura för avtal som jag har med kunder i offentlig sektor idag?
Nej, avtalet gäller för avtal som ingås efter 1 april 2019. Om du redan idag har ett ramavtal eller kontrakt utan krav på e-faktura kommer detta att gälla även efter 1 april. Detsamma gäller avtal som gäller idag, och som kommer att förnyas per automatik.
Vad händer om jag inte skickar en e-faktura?
Om du inte följer de nya reglerna kan du dömas till att betala vite.
Vilka system har stöd för PEPPOL?
Många system på den svenska marknaden, bl.a. Fortnox och Visma, har stöd för PEPPOL.
PEPPOL BIS Billing 3
Detta är den standard som rekommenderas av SFTI, en samarbetsorganisation bildad av Sveriges kommuner och landsting (SKL), Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) och Upphandlingsmyndigheten. PEPPOL BIS Billing 3 är PEPPOL-nätverkets implementering av den europeiska standarden för e-faktura.
PEPPOL:s migreringsplan stipulerar att BIS Billing 3 blir obligatorisk i nätverkets infrastruktur från 18 april 2019. Det kommer dock att vara möjligt att fortsätta använda någon av Svefaktura-standarderna, om leverantör och kund har kommit överens om detta, och det kommer också fortsättningsvis att gå att använda dessa standarder inom ramen för PEPPOL:s infrastruktur.
