Det händer i princip varje företagare att en kund bestrider en faktura. Det kan vara så att kunden vägrar betala, men det kan också hända att kunden gör en egen uträkning av vad de borde betala.
När en kund bestrider en faktura uppstår en tvist, som kan gå hela vägen till domstol. Bäst är dock att börja med att kontakta kunden, för att se om ni kan komma överens. Informera kunden om att du anser att du har rätt till beloppet som står på den faktura du har skickat, och att du kommer att vidta åtgärder om kunden inte betalar.
Påminnelse
Börja med att skicka en påminnelse till kunden. Det kan ju vara så att man helt enkelt har missat att betala fakturan. Skicka dock inte ut flera påminnelser, och skicka inte påminnelsen för nära inpå förfallodagen. Vänta dock inte för länge med att skicka ut påminnelsen, heller.
Det finns inget formellt krav på att du ska skicka en betalningspåminnelse. Det finns heller inga krav på hur betalningspåminnelsen ska se ut. Att skicka en betalningspåminnelse anses dock vara god inkassosed.
Du kan ta ut en påminnelseavgift, på maximalt 60 kronor, som ersättning för påminnelsen. För detta krävs dock att du och kunden och du har avtalat om detta.
Om du använder mjukvara för fakturahantering kan du ställa in hur många påminnelser du kan skicka till kunden, och hur snart inpå förfallodatum du kan skapa en påminnelse. Det finns även inställningar för påminnelseavgift.
Inkassokrav
Om kunden inte betalar, trots betalningspåminnelsen, är nästa steg att skicka ett inkassokrav. Inkassokravet är ett dokument där du informerar kunden om att du överväger att vidta rättsliga åtgärder. En viktig anledning till att skicka ett inkassokrav är att det utgör en förutsättning för att du ska kunna gå vidare med betalningsföreläggande eller stämning i domstol.
Vad ska ett inkassokrav innehålla?
För att dokumentet ska räknas som ett inkassokrav krävs att det innehåller vissa uppgifter.
- Fordringsägare
- Skulden
- Dröjsmålsränta
- Inkassokostnad
- Information om vad du kommer att göra om kunden inte betalar
- Datum då skulden ska vara betald. Detta datum ska ligga mest åtta dagar fram i tiden.
- Information om hur skulden ska betalas
Betalningsföreläggande
Nästa steg när en kund bestrider en faktura är att ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Om kunden accepterar ditt krav, eller åtminstone inte bestrider det, kommer du att få hjälp av Kronofogden med att driva in pengarna. Om kunden istället bestrider kravet får du möjlighet att gå vidare med det till tingsrätten, genom att göra en stämningsansökan.
Tingsrätten kommer att höra båda parter i tvisten, alltså dig och din kund, och efter förhandlingar avgöra hur mycket pengar du har rätt till. Du måste visa för tingsrätten att din fordran är korrekt.
Tänk på det här!
Rättsprocesser tar lång tid, och är dessutom kostsamma. Om du förlorar målet – vilket kan hända även om du har rätt – kan du bli skyldig att betala motpartens rättegångskostnader. Därför är det alltid en bra idé att börja med att försöka komma överens med kunden utan att gå till domstol.
Stegen i processen
- Avtal eller beställning
- Faktura
- Betalningspåminnelse
- Inkassokrav
- Betalningsföreläggande
