En förskottsfaktura är en preliminär faktura som är kopplad till en inköpsorder där varan ännu inte har levererats, eller tjänsten har utförts.
En förskottsbetalning från en kund ska redovisas som en skuld i balansräkningen. När leveransen sedan skett omförs skulden från balansräkningen till ett intäktskonto i resultaträkningen.
Det finns två tillvägagångssätt när det gäller förskottsbetalningar: antingen skapas en förskottsfaktura, som är kopplad till inköpsordern, eller så skapas verifikationer för en förskottsbetalningsjournal. Den förra metoden kallas förskottsbetalningsfakturering, och är den vi kommer att fokusera på i denna artikel. Skälet till detta är att metoden minimerar risken.
När ska jag använda förskottsfaktura respektive förskottsbetalning?
| Förskottsfaktura | Förskottsbetalning |
|---|---|
| Förskottsbetalningens värde är definierat på inköpsordern | Förskottsbetalningens värde är inte definierat på inköpsordern |
| En förskottsfaktura och en slutfaktura måste bokföras | Ingen förskottsfaktura måste bokföras |
| Skulderna för förskottsbetalningen hålls på kontot för förskottsbetalning | Skulderna för förskottsbetalningen hålls på AP-kontot |
| Leverantörssaldot återspeglar inte förskottsbetalningsvärdet genom hela processen | Leverantörssaldot återspeglar förskottsbetalningsvärdet genom hela processen |
| Förskottsbetalningsfakturering är tillgänglig i leverantörsreskontra | Förskottsbetalningsfakturering är tillgänglig i leverantörs- och kundreskontra |
Förskottsfakturor är vanliga i affärer mellan företag. Leverantören utfärdar en förskottsfaktura för att begära en deposition för köpet innan inköpsordern är uppfylld. Det är också vanligt att leverantörer kräver förskottsbetalning för anpassade varor eller tjänster. Om du får en faktura från en leverantör som begär betalning i förskott, kan du i många fakturahanteringsprogram använda funktionen förskottbetalningsfakturering. Förskottsbetalningens värde definieras på inköpsordern, förskottsfakturan registreras och betalas, och förskottsfakturan tillämpas till den senaste fakturan.
När en leverantör skickar en förskottsfaktura till dig gör du på följande sätt: förskottsfakturan registreras mot inköpsorder, och betalas sedan. När varorna eller tjänsterna som fakturan avser har levererats, och de därtill relaterade leverantörsfakturorna har kommit, använder leverantörsreskontrakoordinatorn det belopp som har betalats i förskott mot fakturan. Det resterande beloppet betalas sedan och kvittas.
Att bokföra en förskottsfaktura
Om ditt företag är registrerat för moms ska ni redovisa ingående moms när ni gör en förskottsbetalning, oavsett om ni använder fakturametoden eller bokslutsmetoden i er momsredovisning. Om ni tillämpar fakturametoden ska ni redovisa ingående moms antingen när leverantörsfakturan skapas eller när utbetalningen till leverantören görs, beroende på vad som sker tidigast.
Eftersom en förskottsbetalning avser resurser som ännu inte förbrukats ska den redovisas som en tillgång, fram tills dess att resurserna har förbrukats. När resurserna har förbrukats omförs tillgången av icke förbrukade resurser till en kostnad i resultaträkningen. Förskott till leverantörer ska bokföras i kontogrupp 14, Lager och pågående arbeten.
Om ni gör en förskottsbetalning till en leverantör, om 125 000 kronor (varav 25 000 är moms) ska den bokföras på följande sätt:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1931 Bankgiro | – | 125 000 |
| 2641 Ingående moms SE | 25 000 | – |
| 1480 Förskott för varor och tjänster | 100 000 | – |
Om ditt företag istället har mottagit en förskottsbetalning på 125 000 kronor (varav 25 000 kronor moms), och skapat ett kontantkvitto för att verifiera betalningen, ska den bokföras på följande sätt:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 1931 Bankgiro | – | 125 000 |
| 2611 Utgående moms SE, 25 % | – | 25 000 |
| 1480 Förskott för varor och tjänster | 100 000 | – |
| 3001 Försäljning inom Sverige, 25 % | – | 100 000 |
| 3499 Justering av försäljning, ej moms | 100 000 | – |
| 2420 Förskott från kunder | – | 100 000 |
En förskottsbetalning är inte en skattepliktig intäkt i företagets inkomstdeklaration. Intäkten uppstår när arbetet som förskottsbetalningen gäller har utförts, eller varan levererats.
