I många bokföringsprogram anges ett flertal olika datum, och det kan vara svårt att skilja dem åt? Hur ska du veta vilket datum som är relevant för din bokföring? I denna artikel reder vi ut skillnader och likheter mellan olika datum, som kan dyka upp i de underlag du använder för din bokföring.
Det är framför allt i underlagen från din bank, och i ditt bokföringsprogram, som du kan se olika typer av datum. Detta kan ställa till det, inte minst i samband med månadsskiften, eftersom ett köp kan göras i en månad men registreras på nästa. Hur ska det då bokföras?
Innan vi går in på hur du bör bokföra för att undvika att oklarheter uppstår går vi igenom de olika typer av datum som kan dyka upp på företagets verifikationer från banken, eller i ditt bokföringsprogram. Observera att det inte är alla program som använder alla dessa datum.
- Bokföringsdatum är det datum då pengarna dras från ditt företags konto. Det är detta datum du ska bokföra efter om du använder kontantmetoden. Datumet motsvarar valuteringsdatum för inbetalningar på ditt konto.
- Transaktionsdatum är det datum då transaktionen verkligen inleds.
- Reskontradatum är ett annat namn för bokföringsdatum.
- Valutadatum är dagen som styr den interna ränteberäkningen hos banken. Det är med andra ord det datum då du antingen börjar, eller slutar, få ränta på de pengar du har hos banken. Det sistnämnda gäller om pengarna är på väg från ditt konto.
På ett kontoutdrag kan det se ut på följande sätt, om ett inköp har gjorts i mellandagarna 2018:
Bokföringsdatum: 2019-01-02
Transaktionsdatum: 2018-12-31
Valutadatum: 2018-12-30
Tänk på det här
Om du bokför efter bankens bokföringsdatum blir det enkelt att stämma av kontoutdragen, och bokningarna på konto 1930 kommer att se likadana ut i ditt bokföringsprogram och hos din bank. Observera dock att vissa bokföringsprogram kan rekommendera att du bokför efter ett annat datum, och att det då kan finnas goda skäl för detta. Bokföringsdatum anger det datum då pengarna är tillgängliga, om de har betalats till ditt konto, och om du har gjort en utbetalning kommer du inte längre att se pengarna på ditt konto vid detta datum.
I Speedledger, som är ett vanligt bokföringsprogram, används transaktionsdatum för både in- och utbetalningar, vilket medför att det kan uppstå en diff mellan bankens årsbesked och balansen på företagskontot i din balansräkning. Detta gäller oavsett om du bokför enligt kontant- eller fakturametoden. Lösningen är att upprätta ett förklaringsdokument som häftas ihop med kontoutdraget. I ditt årsbokslut måste du sedan bifoga ett dokument som förklarar diffen. Detta dokument kan vara en betald faktura, med transaktionsbekräftelse från din bank, för att visa vilket belopp som dragits, och när detta skett.
Hur ska jag bokföra?
Så länge du är konsekvent, och använder samma kolumn hela tiden, kan du bokföra efter vilket datum du vill. Olika bokföringsprogram kan dock vara förinställda på olika sätt, och det kan vara bra att vara medveten om detta. Följer du programmets rekommendation riskerar du inte att få några oklarheter beträffande konto 1930.
