Så fungerar e-faktura till offentlig sektor

Sedan 1 april i år är det obligatoriskt för företag som levererar till offentlig sektor att fakturera på elektronisk väg, med en e-faktura. Offentliga upphandlingar som påbörjats före 1 april omfattas dock inte av kravet. Det är också möjligt att fortsätta skicka elektroniska fakturor som följer en annan standard än den stadgade, om parterna tidigare har kommit överens om detta.

I Sverige ska leverantörer till offentlig sektor skicka fakturor som följer standarden PEPPOL BIS Billing 3, vilket vi tidigare har skrivit om. Kravet gäller för leverantörer till kommuner, landsting, regioner, kommunala och landstingsägda bolag och vissa statliga bolag.

Vad innebär detta för mig som företagare?

Om du och din kund inte har avtalat om någon annan standard, ska de fakturor ditt företag skickar följa PEPPOL BIS Billing 3.

Om ditt företag svarar på anbud i en upphandling bör ni vara förberedda på upphandlingskrav om e-faktura och efterfrågad fakturastandard. Ni bör också kontrollera att ni i ert ekonomi- eller faktureringssystem kan skapa fakturor enligt BIS Billing 3, och skicka dem i PEPPOL-nätverket. Detta är i allmänhet inte något problem, då de flesta system är förberedda för att kunna hantera denna standard.

Om ditt företag endast skickar några få fakturor till den offentliga sektorn, exempelvis för engångsjobb, underlättar det för er om kunden har en fakturaportal. Via portalen kan ni som leverantör fylla i era uppgifter manuellt, varpå en e-faktura skapas som kommer in till kundens system. Fråga om detta i samband med att ni svarar på anbudet.

Fakturor som inte uppfyller lagkraven

Myndigheten för digital förvaltning, som förkortas DIGG, kan utfärda förelägganden när en leverantör inte följer kraven i lagen om elektronisk faktura. Föreläggandet kan kombineras med vite, och kan framför allt bli aktuellt i följande fall:

1. Leverantören utfärdar inte elektroniska fakturor.
2. Leverantören utfärdar elektroniska fakturor som inte överensstämmer med den europeiska standarden, och det finns heller inte något avtal om att en annan standard ska följas.

DIGG förespråkar dock i första hand en dialog mellan den upphandlande myndigheten och kunden, för att undvika att felaktiga fakturor skickas. Myndigheten bör informera om hur fakturorna ska se ut, och vilka alternativ som finns när det kommer till fakturering. Föreläggande och eventuellt vite bör ses som sista åtgärden.

Vilka omfattas av lagen?

Lagen omfattar alla inköp av varor eller tjänster som har gjorts utifrån någon av följande lagar om upphandling, och där upphandlingen inletts efter 1 april 2019:

• Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU)
• Lag (2016:1146) om offentlig upphandling inom försörjningssektorerna (LUF)
• Lag (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS)
• Lag (2016:1147) om upphandling av koncessioner (LUK)

Avtal som har ingåtts före 1 april 2019, och som förnyas per automatik, räknas inte som ny upphandling, även om en ändrings- eller optionsklausul utnyttjas.