Kostnaden per faktura är en viktig KPI i många verksamheter. Det handlar inte bara om att titta på de direkta kostnaderna, utan även de indirekta kostnader som är förknippade med fakturan.
Både de fakturor som verksamheten skickar ut, och de fakturor som kommer in, är förknippade med kostnader för verksamheten. Därför är det viktigt att titta både på kund- och leverantörsfakturor för att upptäcka eventuella flaskhalsar och problemområden som kan effektiviseras.
Direkta och indirekta kostnader för hantering av kundfakturor
Indirekta kostnader är exempelvis kreditkostnader som orsakats av att det tar lång tid att skapa och leverera korrekt orderbekräftelse och faktura till kunden. Det är inte ovanligt att fakturor bestrids. Detta kan bero på många saker, som felaktigheter i pris, avtal, villkor eller specifik fakturainformation som kunden vill ha för att betala. Det manuella arbete som krävs för att identifiera och ändra ordern, få godkännande för att ställa ut kreditfaktura, och att skapa och skicka en ny, korrekt faktura innebär ytterligare kostnader, som kan bli stora. Dessutom skapar det extra arbete för kunderna, vilket leder till att de blir mindre benägna att handla från er igen. Förutom kostnader kan det därför resultera i minskade intäkter.
Direkta och indirekta kostnader för fakturor har ett starkt samband: ju högre den direkta kostnaden för att skicka en faktura till en kund är, desto högre är den indirekta kostnaden. Förklaringen till detta är att manuell fakturahantering leder till större kostnader om något går fel. Automatiserad fakturahantering ger lägre direkta kostnader, och minskar också risken för fel, vilket leder till att även de indirekta kostnaderna blir lägre.
En undersökning gjord på den nordamerikanska marknaden visar att de företag som presterar bäst har en kostnad per faktura på sex kronor eller mindre, medan de som presterar sämst har en kostnad på 96 kronor. Snittfakturan i undersökningen kostade 26,50 kronor.
4 frågor att ställa er för att sänka snittkostnaden per faktura
- Har ni många reklamerade fakturor?
- Är det vanligt att ni måste komplettera fakturor med ytterligare information?
- Är det vanligt att era fakturor är felaktiga?
- Finns det flaskhalsar i er verksamhet, som skapar stopp i fakturahanteringen?
Hantering av leverantörsfakturor
Ett system för fakturahantering omfattar inte bara de fakturor som skickas till kunder, utan även de fakturor som kommer in från leverantörer. Om dessa behandlas manuellt är risken stor för att något blir fel. En faktor som bidrar till detta är att leverantörsfakturorna ofta kommer många på en gång, vilket gör att fakturahanteringen tar mycket tid i anspråk.
Några problem som kan finnas i hanteringen av leverantörsfakturor är:
- Svårigheter att hantera avvikelser och undantag
- Bristande kontroll i fakturahanteringen
- Brist på information om vilka attester som är utförda
- Fakturor som försvinner
- Rutinerna för fakturahantering omöjliggör stöd för strategiska initiativ och beslutsfattande
Lösningen är att bygga en lösning som effektiviserar flera led av fakturahanteringen, och består av flera komponenter som fungerar tillsammans. Det viktigaste är att lösningen svarar mot de behov ni har i verksamheten. Kedjan startar när inköpsbehovet identifieras, och pågår fram till dess att betalningen är gjord och bokförd. Detta kallas ofta procure 2 pay. Eftersom flera delar ingår i kedjan gäller det att utvärdera dessa med avseende på deras effektivitet. Även i en kedja som i sin helhet är effektiv kan det finnas delar som kostar mer vad som är nödvändigt.
