Att driva ett framgångsrikt företag handlar till stor del om att fakturera rätt. Många företag, inte minst enmansföretag, som haft bra affärsidéer har trots detta inte lyckats, eftersom likviditeten blivit för låg, till följd av dålig fakturahantering. Därför är det viktigt att känna till de vanligaste misstagen företag gör när det kommer till fakturering.
1. Du väntar för länge med att skicka fakturan
Vänta inte tills kunden ber om fakturan – risken finns att det aldrig kommer att hända. Många av dina kunder är troligen lika upptagna som du, och kommer att glömma bort att de borde kontakta dig för att be om fakturan. Bättre att förekomma än att förekommas, alltså.
Om du är frilansare, exempelvis översättare eller grafisk designer, kan du skicka fakturan efter att du levererat ditt första utkast till kunden. Ju tidigare du skickar fakturan, desto snabbare får du också betalt.
2. Förfallodatum framgår inte
När ska fakturan vara betald? Det är viktigt att detta framgår klart och tydligt. Skriv ut datumet, så minskar risken för missförstånd.
3. Du skickar fakturan till fel person
Det är vanligare än man kan tro att en faktura skickas till fel person. Du börjar undra varför du inte fått betalt, kontaktar kunden, och får veta att det inte är den person du skickat fakturan till som skulle ha mottagit den. Detta misstag innebär inte bara att det dröjer längre innan du får betalt, du slösar dessutom bort tid på att jaga rätt på den person som ska stå som mottagare. Därför är det bättre att göra rätt från början.
4. Du specificerar inte vad du levererat
Många kunder vill ha en faktura som visar detaljerna för köpet. Det kanske inte är nödvändigt för bokföringen, men det ger dem en större möjlighet att hålla koll på vad de lägger sina pengar på. Genom att redan från början specificera vad fakturan avser, exempelvis antalet ord och rubriken om det rör sig om en text, behöver du inte lägga tid på att svara på uppföljningsmejl från kunder om detta.
5. Du anger inte dina villkor tydligt
Vad får en kund som väljer att köpa från dig? Och vad får inte kunden? Ange dina villkor tydligt, så att kunden inte återkommer gång på gång och vill att du ska ändra saker. Det ska framgå av villkoren hur många ändringar som ingår i priset.
6. Du påminner inte kunden
Kunder kan, som vi redan nämnt, vara lika upptagna som du är, och därför glömma bort att betala. Om du inte har fått betalt, och förfallodatum närmar sig, kan det vara smart att höra av sig till kunden. Om du använder ett faktureringsprogram kan du lägga in automatiska påminnelser, som går ut till kunder som inte betalat.
7. Det är svårt att betala
Du bör alltid erbjuda kunden flera betalningsalternativ, så att de kan välja den metod som passar dem bäst.
8. Du lägger på dolda avgifter
Om fakturan är på ett belopp som ni inte kommit överens om i förväg kan du vara säker på att kunden inte kommer att göra affärer med dig igen. Därför är det viktigt att inte lägga på något på fakturan. Om kunden hör av sig och vill ha ändringar som ni inte kommit överens om, upplys dem då om att detta kommer att kosta extra.
