PEPPOL, Pan-European Public Procurement On-Line, är ett europeiskt nätverk för elektroniska inköp. Syftet är att göra e-handel och elektronisk upphandling enklare. I nätverket är det enkelt att lägga till nya affärspartners och hantera meddelanden som skickas från ett system till ett annat.
Än så länge används PEPPOL framför allt i de nordiska länderna, men snart kommer det att vara etablerat i hela Europa. Då kan säljare och köpare på hela kontinenten enkelt hitta varandra. Det är inte tillåtet för operatörer som är anslutna till PEPPOL att vägra ta emot meddelanden från andra operatörer i nätverket.
PEPPOL kan anslutas till ett befintligt IT-system, så länge som er IT-leverantör har anslutit sin tjänst till nätverket.
Hur fungerar det?
- A AB i Sverige skickar en e-faktura till B Gmbh i Tyskland. Företagen har inte samma system för hantering av elektroniska fakturor. De har dock anlitat var sin operatör, som båda har stöd för PEPPOL.
- Operatörerna har var sin accesspunkt i PEPPOL, och i PEPPOL:s databas finns uppgifter om det tyska företagets accesspunkt och fakturaformat.
- Informationen går tillbaka till den svenska operatören, som kan skicka fakturan i rätt format till det tyska företagets accesspunkt.
- Den tyska operatören skickar fakturan till B Gmbh.
Förutom att användas för hantering av fakturor kan PEPPOL även användas för orderkataloger och upphandling. Om en organisation är missnöjd med sin accesspunkt kan de byta, utan att för den skull förlora åtkomsten till sina affärspartners.
PEPPOL och kravet på obligatorisk e-faktura
Sedan november 2018 är det obligatoriskt för statliga myndigheter att använda PEPPOL. Vi har tidigare skrivit om EU-direktivet som gör det obligatoriskt med e-faktura till offentlig sektor. Detta direktiv har dock egentligen ingenting med PEPPOL att göra, åtminstone inte direkt. EU-direktivet säger att alla offentliga inköp ska faktureras enligt normen EN16931, som inte har med PEPPOL att göra. Formatet PEPPOL BIS Billing V3 uppfyller dock EN16931.
PEPPOL BIS Billing V3 omfattar leverantörsutställd faktura och kreditnota. Till skillnad från andra fakturaformat som rekommenderas av SFTI kan PEPPOL BIS Billing V3 även hantera negativa fakturor.
PEPPOL-id
För att en accespunkt ska kunna hitta en verksamhet i PEPPOL har varje mottagare ett eget PEPPOL-id. Id:t består av två delar: ett prefix som visar vilken typ av data det rör sig om, och ett unikt nummer – GLN (Global location number) – som identifierar organisationen. Olika avdelningar inom ett och samma företag kan ha olika PEPPOL-id, eller använda olika id för olika typer av dokument. Er verksamhet behöver dock inte ha tillgång till mottagarens PEPPOL-id, det gör er operatör.
Kompletterande information
På PEPPOL:s webbplats hittar du specifikationerna för det rekommenderade formatet. Materialet består av följande delar:
- Dokumentation, som i sin tur består av huvuddokumentet Business Interoperability Specification och en tillhörande migrationsplan.
- Syntax, som fakturainnehållet ska bindas till enligt UBL 2.1. Det finns två skilda syntaxbindningar, för faktura respektive kreditnota.
- Affärsregler för syntaxbindning och implementationsanvisning.
Kreditering
Standarden EN16931 anger två sätt för att skapa krediteringar: genom negativ faktura eller genom en kreditfaktura. Köpare inom offentlig sektor måste ha stöd för båda dessa åtgärder. Det är också ett krav för att kunna registrera sig som fakturamottagare i PEPPOL.
