När man bokför en kreditfaktura är det viktigt att veta vilka konteringar som ska göras samt vad som ska annulleras och inte. En kreditfaktura är en ny faktura med en prisnedsättning – antingen delvis eller i sin helhet vilket innebär att man kvittar ut en faktura för att sedan återbetala ett belopp.
Negativ inkomst
När man skapar en kreditfaktura så blir denna en s.k. minusfaktura med ett minusbelopp på den summa som ursprungligen gällde. Kort och gott blir en krediterad faktura således en negativ inkomst eller intäkt samt en negativ försäljning hos ett företag. Kreditering innebär då en debitering av försäljningsintäkterna och detsamma gäller momsen.
Bokföra kreditfaktura sammanfattning
En kreditfaktura måste redovisas i motsättning till hur försäljningen egentligen skulle ha bokförts.
- Vid bokföringen av en kreditfaktura ska detta redovisas som en negativ intäkt
- Kreditering innebär en debitering av intäkterna
- Även momsen debiteras om försäljningen är momspliktig
- Olika bokföringsmetoder redovisar på olika sätt
- Bokföringen vid kreditering blir motsatt effekt av den ursprungliga redovisningen
Kontantmetoden vs fakturametoden
Alla intäkter som inte längre anses vara intäkter ska i resultatberäkningen justeras bort som negativa intäkter. Hur man redovisar detta skiljer sig åt beroende på om man bokför med fakturametoden eller om man använder sig av kontantmetoden. Båda metoderna ska i slutändan justera den ursprungliga affärshändelsen om denna har redovisats i bokföringen.
Kontantmetoden
Om man använder sig av kontantmetoden, som är den enklare bokföringen, så redovisas endast det återbetalda beloppet när transaktionen till kunden görs. Har kunden redan betalat en del eller hela fakturan så är detta bokfört, men ska justeras i samband med återbetalningen. Samma sak gäller justeringen av momsen som då reduceras vid återbetalningen.
Fakturametoden
Om en redovisningsenhet istället tillämpar den traditionella fakturametoden så har den ursprungliga fakturan redovisats som intäkt och kanske även som erhållen kundfordran. En ny redovisning vid skapandet av kreditfakturan sker då, eller i samma veva som återbetalningen, beroende på vilken av affärshändelserna som kommer först. Även momsen måste redovisas vid varje registrering.
Avstämningar
Det är mycket viktigt att göra avstämningar i samband med krediteringar och reklamationer så att bokföringen stämmer överens med både faktureringsprogrammets upplysningar och kontot i bokföringen som redovisar kundfordringarna. Man vill inte att försäljningstransaktioner bokförs dubbelt upp. I bokslutet kan man sedan, på ett mer överskådligt sätt, se hur metoderna har påverkat resten.
Redovisningsprinciper
Vid årsslutet när bokslutet ska redovisas är det av stor vikt att man även redovisar om de principer som använts när det kommer till bokföring av intäkter och värdering av dessa. I detta ingår aspekter såsom metoder för redovisning, d v s vilka kontogrupper som brukats och hur man har registrerat affärshändelserna, däribland krediteringar.
Utländska valutor
Relativt ofta förekommer det transaktioner till utlandet, vilket då innebär att fakturan är utfärdad med annan valuta. Ett svenskt företag måste fakturera utländska kunder i deras redovisningsvaluta och samma sak gäller för krediteringar. Dock ska man alltid räkna om beloppet i den egna valutan, enligt valutakursen som råder när man redovisar händelserna i sin bokföring.