Att bokföra en kreditfaktura ställer ofta till det, eftersom en kreditfaktura innebär en förändring av den ursprungliga fakturan. Läs mer om kreditfakturor här.

När en kund inte är nöjd med de varor som levererats, eller med de tjänster som har utförts, kan den välja att göra en reklamation. Säljaren kan åtgärda felet genom att reparera varan, skicka en ny var eller utföra tjänsten igen. Det finns dock tillfällen då detta inte är möjligt. Om kunden i detta fall accepterar en prisnedsättning eller återbetalning, ska en kreditfaktura skapas. Det kan röra sig om hel kreditering, då hela beloppet återbetalas, eller om delkreditering, där en del av beloppet återbetalas. En kreditfaktura är en ny faktura med en prisnedsättning – antingen delvis eller i sin helhet vilket innebär att man kvittar ut en faktura för att sedan återbetala ett belopp.

Negativ intäkt

När man bokför en kreditfaktura är det viktigt att veta vilka konteringar som ska göras samt vad som ska annulleras och inte.

När man skapar en kreditfaktura så blir denna en s.k. minusfaktura med ett minusbelopp på den summa som ursprungligen gällde. Kort och gott blir en krediterad faktura således en negativ intäkt samt en negativ försäljning hos ett företag. Kreditering innebär då en debitering av försäljningsintäkterna och detsamma gäller momsen. Debiteringarna ska göras i kontoklass 3, intäkter.

Alla intäkter som inte längre anses vara intäkter ska i resultatberäkningen justeras bort som negativa intäkter. Hur man redovisar detta skiljer sig åt beroende på om man bokför med fakturametoden eller om man använder sig av kontantmetoden. Om kontantmetoden tillämpas ska kreditfakturan bokföras när återbetalningen till kunden görs. Har kunden redan betalat en del eller hela fakturan så är detta bokfört, men ska justeras i samband med återbetalningen. Samma sak gäller justeringen av momsen som då reduceras vid återbetalningen.

En redovisningsenhet som tillämpar fakturametoden ska istället bokföra kreditfakturan antingen när den skapas eller när återbetalningen sker. Det som avgör är vilken av dessa två händelser som inträffar först. I detta fall har den ursprungliga fakturan redovisats som intäkt och kanske även som erhållen kundfordran. Även momsen måste redovisas vid varje registrering.

Båda metoderna ska i slutändan justera den ursprungliga affärshändelsen om denna har redovisats i bokföringen.

Avstämningar

Det är mycket viktigt att göra avstämningar i samband med krediteringar och reklamationer så att bokföringen stämmer överens med både faktureringsprogrammets upplysningar och kontot i bokföringen som redovisar kundfordringarna. Man vill inte att försäljningstransaktioner bokförs dubbelt upp. I bokslutet kan man sedan, på ett mer överskådligt sätt, se hur metoderna har påverkat resten.

Redovisningsprinciper

Vid årsslutet, när bokslutet ska redovisas är det av stor vikt att man även redovisar de principer som använts när det kommer till bokföring av intäkter och värdering av dessa. I detta ingår aspekter såsom metoder för redovisning, d v s vilka kontogrupper som brukats och hur man har registrerat affärshändelserna, däribland krediteringar.

Utländska valutor

Relativt ofta förekommer det transaktioner till utlandet, vilket då innebär att fakturan är utfärdad med annan valuta. Ett svenskt företag måste fakturera utländska kunder i deras redovisningsvaluta och samma sak gäller för krediteringar. Dock ska man alltid räkna om beloppet i den egna valutan, enligt valutakursen som råder när man redovisar händelserna i sin bokföring.

Hur bokför jag en kreditfaktura till en kund?

Räkneexempel:

Ditt företag har ställt ut en kreditfakutura med ett totalt värde på 20 000 kronor, varav 4000 kronor är moms (25 %). Varuvärdet är 16 000 kronor.

Så här ska fakturan bokföras, i enlighet med baskontoplanen:

Konto Benämning Debet Kredit
1511 Kundfordran 20 000
2611 Utgående moms, 25 % 4000
3001 Försäljning inom Sverige 16 000

Om kunden har betalat för frakt ska denna debiteras på konto 3520, fakturerade frakter.

Hur bokför jag en kreditfaktura från en leverantör?

Räkneexempel:

Om det istället är en av era leverantörer som har ställt ut en kreditfaktura, på samma summa som i föregående exempel, och ditt företag använder fakturametoden, ska den bokföras på följande sätt:

Konto Benämning Debet Kredit
2440 Leverantörsskuld 20 000
2641 Ingående moms 4000
4011 Varuinköp 16 000

Om ni istället använder kontantmetoden ska den bokföras så här:

Konto Benämning Debet Kredit
1931 Bankgiro 20 000
2641 Ingående moms 4000
4011 Varuinköp 16 000
  • Vid bokföringen av en kreditfaktura ska detta redovisas som en negativ intäkt
  • Kreditering innebär en debitering av intäkterna
  • Även momsen debiteras om försäljningen är momspliktig
  • Olika bokföringsmetoder redovisar på olika sätt
  • Bokföringen vid kreditering blir motsatt effekt av den ursprungliga redovisningen
  • En kreditfaktura måste redovisas i motsättning till hur försäljningen egentligen skulle ha bokförts.