Att attestera en faktura är detsamma som att godkänna den. Innan fakuran bokförs som en kostnad och läggs in för betalning i bolagets affärssystem ska den granskas, och efter detta attesteras den, vilket innebär att den godkänns. Om någonting är felaktigt på fakturan ska den inte attesteras.

I de flesta verksamheter finns ett internt regelverk som reglerar vem som har rätt att attestera fakturor. Ofta är det flera personer som kan göra attesteringar, men med begränsningar gällande vilken typ av fakturor som kan attesteras av vem, och också hur stora kostnader som kan attesteras.

I en lite större organisation finns de oftast en uppgörelse om vem eller vilka som ska godkänna de fakturor som kommer från företagets leverantörer. En faktura attesteras som regel av en chef, kanske en inköpschef på en given avdelning, och detta är därför ett led i arbetsflödet. I elektroniska fakturahanteringssystem går det att ange rättigheter för attestering till olika användare. Det ger två fördelar: för det första kan inte en person som inte har behörighet attestera en faktura, och för det andra distribueras fakturan automatiskt till den person som ska attestera den när den kommer in.

Attesteras på olika sätt

Traditionellt sett har en pappersfaktura vidarebefordrats till den person det berör. Ofta har fakturan först hamnat i ett pappersfack hos den som lagt ordern, som sedan skriver under den och lägger den i exempelvis inköpschefens pappersfack och tar in den till sig och attesterar (skriver under) den. Idag sker detta på elektronisk väg, med hjälp av ett IT-system för fakturahantering.

Att hantera fakturor på elektronisk väg är mycket smidigt. Den person, beställaren, som tar emot fakturan gör en elektronisk signatur på den och väljer sedan att skicka vidare till attesteraren. Attesteraren är beslutande instans (i regel en chef) som skriver under den elektroniskt.

Från attestering till betalning

När en faktura är attesterad är den godkänd att gå vidare till den eller de personer inom verksamheten som sköter betalning av fakturor, vilket vanligen är en ekonomiavdelning. Fakturan plockas här upp efter det att den är godkänd och kan läggas upp som en kommande betalning.

Fördelar med elektronisk attestering

Till skillnad från den gamla manuella hanteringen av inkommande fakturor, så är den elektroniska varianten via verksamhetens IT-system mycket effektivare. Förvisso finns en kostnad för själva IT-systemet, men den tid man sparar på att hantera fakturorna här är definitivt värd den kostnaden. Det är dessutom lättare att hålla koll på fakturorna elektroniskt, och systemet kan ge förslag på vilka konton som ska användas för att bokföra varje faktura. Om systemet är molnbaserat kan fakturor också attesteras i farten, i mobiltelefonen.

Elektronisk attestering för ökad transparens

Allting som sker i ett IT-baserat inköpssystem loggas och presenteras översiktligt för användaren. Det är av den anledningen lätt att hålla koll på fakturorna, vilka som återstår att hanteras och vilka som fastnat hos en viss person. Det är också lättare att föra statistik över kostnaderna.

Varför attest av fakturor?

Attestera fakturaAttestering av fakturor innebär att hela flödet kan kontrolleras vid varje givet inköp. Detta gör att det inte går att handla hur som helst obemärkt och som snabbt kan dränera ett företags ekonomi på nolltid. Genom att delegera attestering till vissa utvalda personer inom verksamheten har man en helt annan transparens.

Tre situationer där det är extra användbart att kunna attestera fakturor elektroniskt i ett fakturahanteringssystem är:

  1. Ditt företag samarbetar med en redovisningsbyrå som registrerar era leverantörsfakturor, och du vill ha möjlighet att kontrollera fakturorna, så att de stämmer, innan du bokför dem.
  2. Det omvända mot punkt 1, alltså att ni registrerar leverantörernas fakturor, och byrån vill kontrollera att konteringen på fakturan är korrekt innan den bokförs.
  3. Du får hjälp med administration och inköp, och vill kontrollera att allt stämmer med leverans, och att fakturan är korrekt, innan den bokförs.

Att etablera rutiner för attest av fakturor

Genom att ge flera anställda behörighet att attestera fakturor blir det lättare att veta var i verksamheten fakturan finns. Sannolikheten ökar också för att fakturan ska betalas i tid.

  1. Börja med att gå igenom vilka användare som idag finns i systemet. Ge dem som bör kunna attestera fakturor behörighet att göra detta. Ange också om de ska ha behörighet att redigera flödet och slutattestera fakturorna, eller enbart behörighet att attestera fakturorna.
  2. Aktivera sms- och/eller mejlnotiser, och ange när du vill att notiserna ska skickas ut.
  3. Ange om det ska finnas en övre gräns för det belopp som den anställde kan attestera.
  4. Ange vilka användare som ska ha möjlighet att se saldon på olika konton. Detta är framför allt viktigt om en extern aktör hjälper dig med fakturahanteringen.

Nästa steg blir att göra generella inställningar för attest av fakturor. Valet står i de flesta program mellan enkel attest och attest via attestflöde. Enkel attest innebär att en användare som inte har behörighet att bokföringsattestera fakturor endast kan spara nya fakturor som läggs upp. Det går inte att bokföra en faktura förrän en användare med behörighet att bokföringsattestera attesterar den.

Om du istället väljer attest via attestflöde blir det möjligt att göra fler inställningar, som hur fakturan ska bokföras vid slutattest, och på vilket konto ej bokförda leverantörsfakturor ska visas. Du kan också ställa in om en attestant ska kunna lägga till ytterligare attestanter, eller flytta en attest inom ett befintligt flöde.

  • Att attestera en faktura är samma sak som att godkänna en faktura
  • Det är vanligt att det finns en eller ett fåtal personer på ett företag som har som uppgift att attestera fakturor
  • Traditionellt skickades en pappersfaktura runt på avdelningen till de personer den berörde
  • Idag hanteras och attesteras fakturor elektroniskt