I en lite större organisation finns det oftast en uppgörelse om vem eller vilka som ska godkänna de fakturor som kommer från företagets leverantörer. En faktura attesteras som regel av en chef, kanske en inköpschef på en given avdelning, och detta är därför ett led i arbetsflödet.

Attesteras på olika sätt

Traditionellt sett har en pappersfaktura vidarebefordrats till den person det berör. Ofta har fakturan först hamnat i ett pappersfack hos den som lagt ordern, som sedan skriver under den och lägger den i exempelvis inköpschefens pappersfack och tar in den till sig och attesterar (skriver under) den. Idag sker detta på elektronisk väg.

Attestera faktura – sammanfattningAttestera faktura

  • Att attestera en faktura är samma sak som att godkänna en faktura
  • Det är vanligt att det finns en eller ett fåtal personer på ett företag som har som uppgift att attestera fakturor
  • Traditionellt skickades en pappersfaktura runt på avdelningen till de personer den berörde
  • Idag hanteras och attesteras fakturor elektroniskt

Del av ett arbetsflöde

Dagens fakturering sker som regel med hjälp av ett internt IT-system. Till att börja med är det till detta system som fakturan kommer. Den kan sedan hanteras av de som berörs av den; till att börja med beställaren och sedan den person som ska attestera fakturan.

Att attestera elektroniskt

Att hantera fakturor på elektronisk väg är mycket smidigt. Den person, beställaren, som tar emot fakturan gör en elektronisk signatur på den och väljer sedan att skicka vidare till attesteraren. Fakturan attesteras genom att beslutande instans (i regel en chef) i sin tur skriver under den elektroniskt.

Från attestering till betalning

När en faktura är attesterad är den godkänd att gå vidare till den eller de personer inom verksamheten som sköter betalning av fakturor, vilket vanligen är en ekonomiavdelning. Fakturan plockas här upp efter det att den är godkänd och kan läggas upp som en kommande betalning.

Fördelar med elektronisk attestering

Till skillnad från den gamla manuella hanteringen av inkommande fakturor, så är den elektroniska varianten via verksamhetens IT-system mycket effektivare. Förvisso finns en kostnad för själva IT-systemet, men den tid man sparar på att hantera fakturorna här är definitivt värd den kostnaden. Det är dessutom lättare att hålla koll på fakturorna elektroniskt.

Elektronisk attestering för ökad transparens

Allting som sker i ett IT-baserat inköpssystem loggas och presenteras översiktligt för användaren. Det är av den anledningen lätt att hålla koll på fakturorna, vilka som återstår att hanteras och vilka som fastnat hos en viss person. Det är också lättare att föra statistik över kostnaderna.

Varför attest av fakturor?

Attestering av fakturor innebär att hela flödet kan kontrolleras vid varje givet inköp. Detta gör att det inte går att handla hur som helst obemärkt och som snabbt kan dränera ett företags ekonomi på nolltid. Genom att delegera attestering till vissa utvalda personer inom verksamheten har man en helt annan transparens.