Att kreditera en faktura innebär istället att man stryker fakturan, eller i viss mån reducerar värdet av den. Detta kan förekomma när en kund vill ha kompensation eller pengarna tillbaka.
Kreditera en faktura kan enkelt göras i ett faktureringsprogram där man helt enkelt väljer att klicka i rutan för kreditering. En kopia skapas då av den ursprungliga fakturan men med ett minusbelopp. Gäller det bara vissa delar av fakturan är det helt enkelt bara att ändra siffrorna.
Vanliga skäl till att kreditera en faktura är att en vara returneras eller reklameras. När en kreditfaktura utfärdas ska det tydligt framgå vilken faktura den krediterar. Därför kan det totala beloppet på kreditfakturan aldrig vara högre än totalbeloppet på den ursprungliga fakturan. Att kreditera en faktura är inte svårt, om du använder ett modernt fakturahanteringsprogram. Om du har skapat fakturan från en order kommer kreditfakturan att visa kopplingen till den ursprungliga ordern.
Uppgiften att kreditera fakturan kan både utföras av säljaren själv, av köparen eller en tredje person. Om det är köparen som utfärdar kreditfakturan kallas det för självfakturering. Dock innebär detta inte att ansvaret faller på en annan person bara för att denne nu krediterar fakturan. Det är fortfarande säljaren som har det huvudsakliga ansvaret.
Är kreditera och makulera samma sak?
Kreditering är inte samma sak som makulering. Att makulera en faktura innebär att göra den ogiltig.
Till skillnad från en makulerad faktura som inte längre gäller, är en krediterad faktura en korrigering av den ursprungliga. Den kan också kallas minusfaktura eller kreditnota samt omvänd faktura. Om den är felaktig eller inte ska betalas ska den således krediteras. Ibland kan man dock makulera en faktura och skicka en ny.
Om man enbart vill kreditera en del av fakturan kan man kreditera den ursprungliga fakturan och sedan skapa en ny. Det är då viktigt att båda fakturorna skickas till kunden för att på så sätt undvika missförstånd. Det underlättar även för kunden, som kan bokföra det korrekta beloppet.
I bokföringen
Hur en kreditfaktura ska bokföras beror på vilken bokföringsmetod som används. Vid tillämpning av kontantmetoden skall kreditfakturan endast bokföras vid återbetalning. Om ditt företag istället använder sig av fakturametoden så bokförs kreditfakturan i samband med att den skapas, alternativt när återbetalningen sker. Det beror helt enkelt på vad som inträffar först. Oavsett metod så ska emellertid den ursprungliga bokförda betalningen annulleras.
Ibland kan man inte bokföra kreditfakturor med negativt belopp och då får man bokföra den ursprungliga försäljningen för att sedan, när man förhandsgranskar verifikatet, flytta om siffrorna från debet till kredit och vice versa. Verifikatet blir alltså det motsatta mot det ursprungliga.
Lagens krav på kreditfakturan
Det är av vikt att man utformar en kreditfaktura enligt mervärdesskattelagen. Den ska innehålla fakturadatum och fakturanummer och det belopp som ska korrigeras måste framgå tydligt och klart. Även momsen ska specificeras och eventuella nedsättningar ska antecknas. Fakturan ser ut som den förra men har ett minusbelopp samt beteckningen ”Er tillgodo”.