Makulera fakturaAtt makulera en faktura innebär att göra den ogiltig. I många fall kan dock företag makulera en faktura för att sedan skapa en ny istället för att kreditera den ursprungliga. Vid makulering tas fakturans belopp och moms bort från registren men fakturan finns dock kvar.

Att makulera en faktura är det vanligaste sättet att åtgärda en felaktig faktura. Om du använder ett faktureringsprogram tas försäljningsbelopp och moms automatiskt bort när du makulerar en faktura. Fakturan kommer dock att finnas kvar i systemet, för att kunna kontrolleras bl.a. avseende löpnummer.

Varför makuleras en faktura?

Det vanligaste är att en faktura makuleras av något av följande skäl:

  1. Fakturan är helt felaktig – den har aldrig motsvarats av en levererad produkt eller tjänst.
  2. Fakturan är felaktig, men motsvaras av en levererad vara eller tjänst. Den makulerade fakturan ska därför ersättas av en ny, rättad faktura.
  3. Säljaren inser att fakturan aldrig kommer att betalas.

Felaktig faktura

Om en faktura är helt felaktig, och därför har makulerats, behöver du inte göra något mer. I många system kan du ange en kommentar till makuleringen, och då kan du skriva att den försäljning som fakturan gäller helt enkelt aldrig har skett.

Faktura som ska ersättas

Om en faktura makuleras för att den är delvis felaktig, och ska ersättas med en ny, rättad faktura, ska detta nämnas på både den makulerade och den nya fakturan. På den makulerade fakturan bör du ange vilket löpnummer den rättade fakturan har. På den rättade fakturan ska du ange löpnumret på den faktura som den ersätter. Skriv exempelvis:

Denna faktura ersätter den makulerade fakturan nr XYZ.

Ej betalda fakturor

I många program går det inte att makulera om fakturan redan står som betald. Då är det kreditering som gäller. När man makulerar en faktura är det också sannolikt att man även skriver en kommentar om varför den makuleras. På så vis kan man gå tillbaka och se anledningen vid ett senare tillfälle.

Att ersätta en makulerad faktura

Man kan makulera en faktura och sedan ersätta den med en korrekt sådan, vilket många gör när de ska göra en kreditering. Enligt lagen måste korrigeringen både omnämnas på den makulerade fakturan och på det nya, korrekta verifikatet. En makulerad faktura har alltid ett kommentarsfält där anledningen nedtecknas.

Enligt lagen så får en faktura som ska ersättas av en ny, inte ha samma löpnummer. Detta för att till exempel kunna konstatera om en viss faktura saknas på ett eller annat sätt. Löpnumret är fakturanumret som består av siffror och bokstäver och hänvisar just till den enskilda och specifika fakturan. Läs mer om löpnummer här.

Problemet med automatiken

Till skillnad från en krediterad faktura så uppdateras ibland inte bokföringen automatiskt av en makulerad faktura i vissa bokföringsprogram. Detta är något man då måste göra manuellt. Det är väldigt viktigt att se till att denna åtgärd vidtas så att det blir rätt i konteringarna. Däremot brukar fakturan sparas i systemet.

Hur makuleras en faktura?

Med ett utförligt faktureringsprogram och bokföringsprogram så är en makulering ett mycket enkelt moment som inte tar lång stund att utföra. Bredvid fakturan finns då alternativ för hur man vill korrigera den. Detta kan se olika ut beroende på program men överlag är detta tydligt inbäddat och kan åtgärdas med ett klick.

Bokföring

Vid kontantmetoden registreras inte makulerade fakturor då ingen betalning har gjorts. Däremot ska man alltid spara fakturorna som verifikat då de kan komma till användning för granskning o.s.v. I många bokföringsprogram kan man enbart makulera en faktura som inte har bokförts ännu. I annat fall måste den krediteras och sedan kvitta debet och kredit mot varandra.

Kreditfaktura eller makulering?

Det är säkert många som undrar huruvida man ska skapa en kreditfaktura eller makulera istället. Detta kan te sig lite olika men många är dock överens om att en redan utskickad/betald/bokförd faktura måste ersättas av en kreditfaktura även om beloppet ska dras av helt. Har fakturan inte betalats ännu så kan den makuleras först.

  • Om en faktura makuleras så är det främst för att den inte längre gäller
  • Det kan också innebära att den är helt felaktig eller att den inte motsvarats av försäljning
  • En makulerad faktura tas inte bort ur systemet
  • En delbetald faktura kan också delmakuleras
  • I många fall hör en kommentar även till regelverket

Makulera faktura i Visma Spcs

Markera den aktuella fakturan i översikten, och klicka sedan på Kommando i menyn och därefter på Makulera faktura. Du kan också skriva en kommentar på fakturan som du makulerat. Fakturan kommer att finnas kvar i översikten över fakturor, och det går inte att ändra eller ta bort dess innehåll.

Makulera faktura i Fortnox

En skapad faktura i Fortnox kan makuleras genom att du klickar på Makulera i nedre vänstra hörnet.

Makulera faktura i Speedledger

När du markerar en faktura i Speedledger får du upp en meny där du kan välja att makulera den.