Till skillnad från krediterad faktura så är en makulerad faktura en faktura som inte längre är giltig. I många fall kan dock företag makulera en faktura för att sedan skapa en ny istället för att kreditera den ursprungliga. Vid makulering tas fakturans belopp och moms bort från registren men fakturan finns dock kvar.
Ej betalda fakturor
I många program går det inte att makulera om fakturan redan står som betald. Då är det kreditering som gäller. När man makulerar en faktura är det också sannolikt att man även skriver en kommentar om varför den makuleras. På så vis kan man gå tillbaka och se anledningen vid ett senare tillfälle.
Makulera faktura sammanfattning
I många fall hör en kommentar även till regelverket.
- Om en faktura makuleras så är det främst för att den inte längre gäller
- Det kan också innebära att den är helt felaktig eller att den inte motsvarats av försäljning.
- En makulerad faktura tas dock inte bort ur systemet
- En delbetald faktura kan också delmakuleras
Att ersätta en makulerad faktura
Man kan makulera en faktura och sedan ersätta den med en korrekt sådan, vilket många gör när de ska göra en kreditering. Enligt lagen måste korrigeringen både omnämnas på den makulerade fakturan och på det nya, korrekta verifikatet. En makulerad faktura har alltid ett kommentarsfält där anledningen nedtecknas.
Löpnummer
Enligt lagen så får en faktura som ska ersättas av en ny, inte ha samma löpnummer. Detta för att till exempel kunna konstatera om en viss faktura saknas på ett eller annat sätt. Löpnumret är fakturanumret som består av siffror och bokstäver och hänvisar just till den enskilda och specifika fakturan.
Problemet med automatiken
Till skillnad från en krediterad faktura så uppdateras ibland inte bokföringen automatiskt av en makulerad faktura i vissa bokföringsprogram. Detta är något man då måste göra manuellt. Det är väldigt viktigt att se till att denna åtgärd vidtas så att det blir rätt i konteringarna. Däremot brukar fakturan sparas i systemet.
Hur makuleras en faktura?
Med ett utförligt faktureringsprogram och bokföringsprogram så är en makulering ett mycket enkelt moment som inte tar lång stund att utföra. Bredvid fakturan finns då alternativ för hur man vill korrigera den. Detta kan se olika ut beroende på program men överlag är detta tydligt inbäddat och kan åtgärdas med ett klick.
Bokföring
Vid kontantmetoden registreras inte makulerade fakturor då ingen betalning har gjorts. Däremot ska man alltid spara fakturorna som verifikat då de kan komma till användning för granskning o.s.v. I många bokföringsprogram kan man enbart makulera en faktura som inte har bokförts ännu. I annat fall måste den krediteras och sedan kvitta debet och kredit mot varandra.
Kreditfaktura eller makulering?
Det är säkert många som undrar huruvida man ska skapa en kreditfaktura eller makulera istället. Detta kan te sig lite olika men många är dock överens om att en redan utskickad/betald/bokförd faktura måste ersättas av en kreditfaktura även om beloppet ska dras av helt. Har fakturan inte betalats ännu så kan den makuleras först.