När du som företagare ska fakturera dina kunder finns det flera olika sätt att göra detta på. Vilken variant du väljer beror mycket på sammanhanget samt hur din affärsrelation med kunden ser ut, om du till en början vill ta betalt i förskott eller direkt ge en viss kredit.

Olika fakturatyper

De varianter av fakturering som står till buds är proforma (förskottsbetalning), faktura med en viss betaltid (kredit) samt kreditfaktura. Vilken variant du väljer beror förstås på sammanhanget. Proforma eller faktura med viss betaltid handlar om sedvanlig fakturering, medan kreditfakturan syftar till att reglera en befintlig faktura (ex. vid en reklamation).

FaturatyperFakturatyper – sammanfattning

  • Som företagare har du några olika fakturatyper att hålla reda på
  • Vilken variant som väljs handlar om sammanhang samt hur affärsrelationen ser ut
  • Proformafaktura avser förskottsbetalning
  • Faktura med en viss betaltid ger kunden kredit
  • En kreditfaktura handlar om att reglera en befintlig faktura, där det kan gälla någon form av reklamation

Förskottsbetalning via proforma

I en helt ny affärsrelation kan det kännas tryggt att veta att du verkligen kommer få betalt för de varor eller tjänster du levererar. Av den anledningen kan det vara vettigt att be kunden förskottsbetala, genom en så kallad proformafaktura. I detta fall levererar du till kunden först när betalningen kommit in.

Faktura med viss betaltid

När du och din kund kommit lite längre i relationen med varandra; betalningarna kommer in som de ska och det börjar kännas tryggt så kan det vara dags att börja erbjuda en viss kredittid. En faktura med betaltid är ofta på 20 eller 30 dagar, beroende på bransch.

Kreditfaktura

Det finns tillfällen där kunden kräver pengar tillbaka av olika anledningar. Ofta gäller det en reklamation för en felaktig vara eller helt enkelt att kunden betalat för mycket vid ett tidigare tillfälle. I detta fall utfärdas en kreditfaktura på det felande beloppet och skickas till kunden, som kan dra av beloppet på nästa faktura.

Alltid förhandlingsbart

Som företagare får man alltid vara beredd på att förhandla om betalvillkor med mera. Detta för att kunden ska bli så nöjd som möjligt och för att affärsrelationen ska fungera för båda parter. Var därför beredd på att din kund kanske vill ha viss betaltid redan från första fakturan.

Om ni är oense

Det är inte alltid man kommer överens med kunden om betalningsvillkoren, eller fakturan i sig som kanske enligt kunden innehåller någon felaktighet. Var alltid lyhörd för kundens återkoppling och tänk på att få kunden nöjd – detta är viktigast av allt, särskilt när det handlar om handel mellan företag.

Fakturera via affärssystemet

De olika fakturatyperna kan skötas både manuellt (det vill säga att du utfärdar fakturorna för hand) eller via ett affärssystem som är mera automatiserat. Det sistnämnda är mycket smidigt och besparar en massa tid som annars går åt till att skapa och administrera fakturorna. På så sätt får du mer tid över åt kärnverksamheten.