En e-faktura är en elektronisk faktura där betalaren själv har möjlighet att kontrollera och därefter godkänna fakturan innan pengarna dras från kontot. Denna typ av faktura skiljer sig mycket från autogiro, där man istället ger en fullmakt att pengarna får dras utan godkännande.
Kunden får fakturan direkt till sin internetbank, och efter att ha godkänt den görs betalningen på förfallodagen. Fakturan kan därför sägas vara ett vilande betalningsuppdrag som placeras hos banken. I vissa fall kan det också gå att lägga in automatisk betalning av de inkommande e-fakturorna.
En av de främsta fördelarna med e-fakturor är enkelheten och bekvämligheten. För både kunden och företaget minskar risken att missa förfallodatumet. Att använda sig av e-fakturor är dessutom ett mycket miljövänligt alternativ, eftersom kunden oftast slipper betala någon faktureringsavgift.
- Enkelt och smidigt
- Miljövänligt och effektivt
- Sparar in pengar för både kunder och företag
- Kunden missar inte förfallodatum lika lätt
- Lättare att tillmötesgå kundens önskemål
- Snabbare betalningslösning
- Tidssparande för företaget
- Relativt billiga lösningar (beror dock på tjänsteinnehåll och eventuella tilläggstjänster)
- Minska risken för felaktig information då allt redan är ifyllt
- Risken för bluffakturor minskar
I vissa upphandlingar ställer upphandlaren som ett krav att leverantören ska erbjuda e-faktura. Att välja e-faktura gör därmed att man kan delta i upphandlingar där detta krav finns. Över huvud taget är det ofta en konkurrensfördel att kunna skicka och ta emot e-fakturor, inte bara när det handlar om upphandlingar.
Faktum är att det just nu finns ett lagförslag om att elektroniska fakturering ska vara ett krav vid offentliga upphandlingar. Lagen kommer, om den godkänns, att börja gälla från september 2019. Att därmed kunna erbjuda sina kunder elektronisk fakturor redan idag innebär att företaget får en klar fördel. Om du så bara funderar på att rikta dig till offentliga aktörer bör du börja med e-faktura så snart som möjligt.
Varför välja e-faktura till företaget?
Med hjälp av e-fakturor kan ett företag tillmötesgå kunders önskemål om att t.ex. få sin faktura skickad elektroniskt. Företaget har möjlighet att både ta emot och skicka fakturor, utan att massa pappersarbete måste ingå. Utifrån företagets behov finns det ett flertal olika e-fakturor att välja mellan.
Som företagare finns det många fördelar med e-fakturor och det är också av denna anledning som produkten blivit så populär. Att använda sig av en e-faktura förenklar arbetet ordentligt och du kan lägga din tid på annat. Du får också en lägre kostnad i samband med utskick.
E-fakturor underlättar också betalningar mellan företag. Det finns möjlighet att ta emot e-fakturor från kunder direkt i vissa affärssystem. Om ni har vissa kunder som vill ha e-faktura, och andra som vill ha fakturan på papper, kan du välja en leverantör som dels skickar e-faktura till de kunder som vill ha det, dels skriver ut och skickar pappersfaktura till de kunder som föredrar detta.
Många banker erbjuder sina företagskunder möjlighet att både ta emot och skicka e-fakturor, och även att skicka fakturorna till banken i en fil, där fakturorna som ska till vissa kunder skrivs ut och skickas vidare med post. Ytterligare ett alternativ är att skicka sin faktura med e-post, men då försvinner tyvärr många av fördelarna med e-fakturan.
Även den som handlar med utlandet kan använda e-fakturor. Det är dock viktigt att fakturorna uppfyller de krav som ställs i det aktuella landet, så att reglerna för skatter, moms och liknande följs. Av denna anledning väljer många företag med internationell verksamhet att ta hjälp med den internationella faktureringen.
Alla är vi mänskliga och skriver man fakturor manuellt är det lätt att någon siffra blir fel. Genom att använda sig av e-faktura är all information redan förifylld och du behöver inte oroa dig för arbetet och tiden som krävs för att skapa en ny faktura. Allt blir rätt från början!
Kom igång med e-faktura
Vill du kunna erbjuda e-fakturor till dina kunder är det första steget att kontakta din bank. Hos banken får du hjälp med den tekniska anslutningen och därefter kan du komma igång med att använda och erbjuda tjänsten. Du väljer själv om du vill skicka fakturan via en fil eller via internetbanken.
En privatperson betalar ingen extra avgift för att kunna använda e-faktura, men för företagare ser det annorlunda ut. Priset kommer att skilja sig beroende på vilken bank du använder dig av, men även på antalet fakturor som ska behandlas och om du vill ha några tillägg.
Nå ut till kunderna
När du nu erbjuder e-faktura är det dags att meddela dina kunder. Detta kan du göra genom ett utskick på mailen, men även i telefon eller på företagets hemsida. Ett annat bra knep är att även meddela detta på pappersfakturan. Ju enklare du gör det, desto fler kommer använda sig av e-tjänsten.
Om ditt företag säljer till andra företag, kontrollera med dem att de kan ta emot e-fakturor innan ni börjar skicka ut dem. Säkerställ också att fakturorna innehåller all information som kundens system behöver för att kunna behandla dem på ett korrekt sätt.