EDI-faktura

En EDI-faktura är en faktura som skickas elektroniskt. Termen EDI är en förkortning av det engelska uttrycket Electronic Data Interchange, och är kort och gott en metod för att överföra olika typer av information mellan två externa parter på elektronisk väg. Oftast handlar det om informationsutbyte mellan företag, bland annat orderbekräftelser, lagersaldon, eller fakturor.

Det traditionella sättet att fakturera handlade om vanlig postgång, där fakturan med lite otur kunde försvinna, eller komma till fel mottagare. Fakturering på elektronisk väg säkerställer att fakturan hamnar rätt, och att allt annat kring faktureringen fungerar enligt planerna. Allt detta börjar med en vanlig, strukturerad överföring av information.

Varför använda EDI-fakturering?

EDI är en utmärkt metod för att överföra information på ett snabbt och effektiv sätt mellan företag. Det går att hantera många olika typer av information med EDI, allt skickas på ett säkert sätt och garanteras vara pålitligt. Detta säkerställer att all viktig information kommer fram till mottagaren som det bör.

EDI började utvecklas på 80-talet, och hade från början fokus på försäljnings- och inköpsordrar. Med tiden har andra användningsområden, som orderbekräftelser och fakturor, tillkommit.

EDI-tekniken har på många företag jobbat bort ”vanlig” post, e-post och fax. Genom att koppla ihop olika kunders system med leverantörers system, kan handeln enkelt och effektivt utföras med mycket korta väntetider. Detta är med andra ord ett system som kan bespara både kunder och leverantörers tid och pengar.

EDI används idag av en mängd olika företag, både stora och medelstora i en rad olika branscher. Inom logistik är det exempelvis mycket vanligt, där speditörer som Schenker och DHL använder avancerade EDI-system för att hålla koll på sina leveranser och bokningar. EDI håller givetvis även koll på fakturor och mycket annat av vikt.

De olika EDI-systemen med dess olika standarder varierar runt om i världen. De olika behoven som finns inom verksamheterna, särskilt hos de stora bolagen, har gjort att det växt fram olika varianter av EDI för att möta de behov som finns. Därför är det inte ovanligt med många olika anpassningar av EDI.

Sedan 1 april 2019 ska alla avtal som sluts för offentliga upphandlingar innefatta elektroniska fakturor, vilket i praktiken innebär att EDI-standard ska användas. De flesta faktureringsprogram på den svenska marknaden kan utan problem skapa fakturor som följer en godkänd standard.

Vad måste en EDI-faktura innehålla?

För att en EDI-faktura ska kunna läsas korrekt av det mottagande systemet måste följande finnas i filen som skickas:

• Mottagaradress – i form av ett nummer. Denna anges vanligen i formatet GLN, som baseras på mottagarens organisationsnummer.
• Beställarreferens – en kod, som visar vem i verksamheten som har beställt varan eller tjänsten. Det finns ingen standard för hur denna kod ska se ut, utan detta bestäms inom verksamheten.

Standarder för EDI-fakturor

Det finns flera standarder som kan användas för att skapa EDI-fakturor. Det viktigaste är att vara medveten om att olika system har stöd för olika standarder, och att ni därför bör kontrollera med leverantörer och kunder vilka standarder deras system kan hantera. Några exempel på EDI-standarder är:

• EDIFACT
• SFTI
• ebXML
• XML

Vissa leverantörer erbjuder lösningar där EDI-fakturor kan konverteras från leverantörens till kundens format, och vice versa.

XML och ebXML

XML har utvecklats av W3C, och är en standard som inte är specifikt knuten till EDI-fakturor. Standarden kan användas för att strukturera och hantera information, oavsett hur den ska presenteras. Man kan säga att XML är ett frågespråk; ett sorts filformat som används för att skicka data mellan olika system. XML används idag över hela världen.

XML har dock inget standardiserat innehåll, till skillnad från de flesta andra standarder som används för att skicka EDI-fakturor. Detta har dock åtgärdats genom skapandet av standarden ebXML.

EDI-faktura till kundens bank

Vare sig du säljer till företag eller till konsumenter kan du skapa EDI-fakturor som går direkt in i kundens internetbank. De flesta stora svenska banker har tjänster för detta. Du skapar fakturan i ditt faktureringsprogram, och använder din internetbank eller en filöverföringstjänst för att föra över filen till kundens bank. Banken konverterar filen till ett format som passar kunden, och kunden får fakturan till sin bank.

Fördelar med EDI

Att använda EDI för fakturering innebär för det mesta en effektivisering. De främsta fördelarna är följande:

1. Större effektivitet internt
   1. Lägre kostnader, bl.a. i och med inbesparade portokostnader
   2. Lägre risk för fel i verksamhetens fakturor, ordrar och orderbekräftelser
   3. Mindre administrativt arbete
2. Konkurrensfördelar
   1. Kunder och leverantörer får fakturor och verifikationer i det format de föredrar
   2. Mindre användning av papper
   3. Färre transporter
3. Service och support
   1. Snabbare och billigare
   2. Lättare att göra felsökningar