När man får eller ger ut en faktura, ska det finnas en rad punkter som måste finnas med så att man enkelt ska få en överblick över all information. Det är mervärdesskattelagen som har satt upp riktlinjer och regler över vad som måste finnas med som innehåll för att överhuvudtaget få kallas faktura.

Fullständig och förenklad faktura

I normala fall anger man begreppet “fullständig faktura” som då innehåller en mycket utförlig lista över punkter att ta med. Det finns också möjlighet att utfärda en förenklad faktura som i sin tur inte innehåller lika mycket information som den förstnämnda varianten. Detta kan dock endast ske i vissa fall.

Fakturainnehåll sammanfattningFaktura exempel

Det finns emellertid många likvärdiga punkter som inte får saknas i en faktura, oavsett om den är förenklad eller fullständig.

  • Datum för utfärdande och datum för betalning
  • Både säljarens och köparens namn och adress
  • Löpnummer som identifierar fakturan (vid vissa ytterligare förenklade fakturor krävs inte detta)
  • Belopp
  • Mervärdesskattesats
  • Varornas eller tjänsternas art eller mängd

Viktiga uppgifter

Det finns som sagt en mängd uppgifter som ska tas med i en faktura, särskilt om den är av fullständig art. Datum för utfärdad faktura, datum för betalningsdag, löpnummer, köparens och säljarens registreringsnummer till mervärdesskatt, varornas mängd alternativt tjänsters omfattning samt deras art, självfakturering om det är köparen som utfärdar fakturan mm.

Löpnummer

En fakturas löpnummer är ett nummer som identifierar fakturan. Detta kan innefatta en eller flera serier men huvudsaken är att varje nummer är unikt. Genom ett löpnummer kan man betydligt enklare undkomma bedrägerier. Löpnumret behöver inte bara bestå av siffor utan kan även ha bokstavskombinationer. Fakturor som utfärdas under samma år får inte ha samma löpnummer.

Datum

En mycket viktig punkt att ha med i fakturan är de datum som leveransen sker samt datum för betalning. Om det datum då leveransen utförts eller slutförts är svårt att konstatera, räcker det att man skriver månaden då detta skedde. Det förekommer ju ofta att varuleveranser och tjänster är löpande i ett företag.

Förenklade fakturor

Om det finns skäl för det så kan vissa fakturor vara av förenklad sort. Detta när det helt enkelt inte anses ändamålsenligt att skapa en fullständig faktura. De förutsättningarna som existerar för att få kalla en faktura förenklad är bl. a. att beloppet inte överstiger 4000 kr inklusive moms.

Olika förutsättningar

Man får även använda sig av förenklade fakturor när olika tekniska förutsättningar eller handelsbruket försvårar utfärdandet av en fullständig faktura. En förenklad faktura likställs även med en kreditnota som i sin tur innebär en handling som avser en förändring av en tidigare affärshändelse. Den kan till exempel förekomma om säljaren ger en rabatt innan förfallodagen.

Ytterligare förenklad faktura

Det finns även något som kan kallas för ytterligare förenklad faktura då inte löpnumret behöver vara med. Dessa är vanliga när säljare inom samma handling utfärdar en faktura som vid fakturering av el eller inbyte av maskiner. Om det dock förekommer flera fakturor vid samma handling ska beloppet avgöra förenklingen.