En fakturamall underlättar arbetet med att ta fram fakturor, vilket leder till att kunderna kan faktureras snabbare. Fakturering innebär ganska mycket arbete för vilket företag som helst och detta vill man förstås underlätta så långt det bara är möjligt. Utställda och betalda fakturor är ett viktigt underlag i ett företags bokföring, och därför är det vitktigt att alla information i dem är korrekt.

De flesta har idag någon variant av ordbehandlare i datorn; ofta Microsoft Word eller liknande. Här kan man enkelt skapa en fakturamall som man sedan varje gång kan använda när det är dags att skapa en ny faktura. Ska mallen innehålla uträkningar kan det dock vara vettigare att jobba i Excel istället.

Obligatoriska uppgifter på fakturan

Vissa saker måste alltid vara med på en faktura. Följande uppgifter är obligatoriska:Fakturamall

  • Datum för utställande av fakturan
  • Förfallodatum
  • Fakturans nummer
  • Säljarens adress
  • Köparens adress
  • Säljarens momsregistreringsnummer
  • Transaktionens art och omfattning
  • Datum för leverans, tillhandahållande eller delbetalning, om detta datum inte är detsamma som fakturadatumet
  • Specifikation av vad fakturan omfattar
  • Pris
  • Beskattningsunderlag, för varje momssats, eller undantag från detta
  • Tillämpad momssats eller momssatser
  • Momsbelopp

Om företaget som fakturerar är ett aktiebolag ska även följande uppgifter vara med:

  • Kommunen i vilken företaget har sitt säte
  • Företagets organisationsnummer
  • Företagets namn

Uppgifter som kan vara bra att ha med är följande:

  • Köparens momsregistreringsnummer, om det rör sig om handel mellan EU-länder.
  • Betalningsvillkor och villkor för eventuell dröjsmålsränta.
  • Plus- och bankgironummer för säljaren
  • Uppgiften att säljaren är godkänd för F-skatt
  • Fakturatyp, t.ex. om det rör sig om en del- eller kreditfaktura
  • Referenser till mottagare och avsändare
  • Hänvisningar till beställningar och offerter som ligger till grund för affären, om sådana finns
  • Villkor för leverans

Skapa en fakturamall

FakturamallFör att skapa din alldeles egen fakturamall är det bara att starta ordbehandlaren eller kalkylprogrammet och köra igång. Titta gärna på hur andra har gjort; du kan lätt få inspiration genom att syna några av de fakturor du själv fått och se hur du kan disponera din egen faktura.

När du är nöjd med den uppställning du gjort i, säg, Word eller Excel och vill spara din mall gör du enkelt detta genom att använda ”Spara som” och sedan ange att det är en mall (template) som du vill spara. På så sätt blir filen en mall, och därmed skrivskyddad.

Allra säkrast är att förvara din mall på en extern plats där det sker regelbunden backup, som en server eller en extern hårddisk. Då öppnar du bara filen där den ligger varje gång och kan fylla den med information. En mall som ligger sparad på datorn kan lätt försvinna.

Nästa gång du ska skapa en ny faktura åt en kund startar du helt enkelt den mall du skapat, fyller i de uppgifter som krävs och sparar den sedan som en vanlig Word- eller Excelfil. På detta sätt är mallen tom tills nästa gång och kan börja fyllas med ny information.

Den faktura du skapar efter mallen sparar du som redan nämnts som en separat fil, på datorn eller på extern plats om sådan finns (en server eller liknande). Du kan också välja att spara fakturan som pdf för att sedan skicka den till kunden via e-post.

Använd dig av en färdig fakturamall

Många kalkyl- eller ordbehandlingsprogram har färdiga mallar för att skapa fakturor. Det finns också mallar att ladda ned på nätet; de är sällan längre bort än en googling. Att använda sig av dessa fakuramallar är sällan något problem, men det är viktigt att känna till vad en faktura är och hur den ser ut innan man skickar iväg sin första egna faktura till en kund.

Som redan framgått ser nämligen en faktura olika ut, beroende på om säljaren är ett aktiebolag eller annan typ av bolag, om köparen finns i Sverige, inom EU eller utanför unionen, och också beroende på vilken typ av affär det rör sig av. Det därför viktigt att gå igenom mallen ordentligt innan du skapar en faktura. Om du vill ha din företagslogga på fakturan är det också viktigt att mallen ger dig möjlighet att lägga in en logotyp.

  • Fakturering är i sig ett mycket tidsödande arbete i företagen
  • En fakturamall underlättar arbetet med fakturor ordentligt och gör att du hinner fakturera fler på kortare tid
  • Fakturamallen skapas lämpligast i en ordbehandlare, som exempelvis Word, men kan också skapas i ett kalkylprogram som Excel om den ska innehålla uträkningar.

Vilka program kan jag använda för att skapa en fakturamall?

Det vanligaste är att använda ett ordbehandlings- eller kalkylprogram, som Word eller Excel, för att skapa en mall för sina fakturor. Dessa program har också färdiga mallar som det går att utgå från. Även många bokföringsprogram har färdiga mallar för fakturor. I dessa är det ofta enkelt att skapa en ny faktura utifrån sina tidigare inställningar. Det lönar sig ofta att hitta ett program som passar det egna företagets behov.

Vilket filformat ska jag använda för min faktura?

De flesta föredrar att skapa sina fakturor som pdf:er. Om fakturan ska skickas via e-mail kan man då vara säker på att mottagaren kan öppna den. Dessutom är det enkelt att sätta sin logotyp på en pdf.

Behöver jag en fakturamall även för kontantbetalningar?

Det vanligaste vid kontantförsäljning är att kunder får ett kvitto efter att betalningen genomförts. Det går dock att ställa ut fakturor även i denna situation. Vanligast är då att betalningen kvitteras antingen direkt på fakturan, eller på ett särskilt kvitto som hänvisar till fakturan.