En kreditfaktura är en ändring av den ursprungliga fakturan och skickas ut till en kund om denne t.ex. har fått prisreducering eller vill ha pengarna tillbaka. En kreditfaktura kallas även kreditnota eller omvänd faktura. Den nya fakturan får då ett minusbelopp och blir en negativ intäkt för det säljande företaget. Vanligen betalas pengar tillbaka till kunden, eller så dras beloppet av på nästa faktura som skickas till kunden.

Utfärdande av kreditfaktura

KreditfakturaDet finns flera tillfällen då det är i sin rätt att utfärda en kreditnota. Detta kan ske vid prisrabatter om säljaren reducerar priset vid betalning före förfallodatumet eller efter tillhandahållandet. Det är också i sin ordning att säljaren utfärdar en kreditnota vid tillhandahållandet om en eventuell prisnedsättning inte framgått på den ursprungliga fakturan, och kunden därför betalat fullt pris.

Förutom kassarabatter och prisreduceringar, kan det finnas andra skäl till att skapa en kreditfaktura. Detta kan vara när felaktiga varor har lämnats eller när kunden vill ha en återbetalning. Det kan också gälla när man ska ersätta en faktura med en ny utan skattedebitering eller med lägre mervärdesskatt, om den förra inte stämde.

I de flesta bokföringsprogram är det enkelt att skapa en kreditfaktura, genom att utgå från den tidigare skapade fakturan. Om kunden inte har hunnit betala den felaktiga fakturan är dock den enklaste lösningen att kontakta kunden, be dem slänga den felaktiga fakturan, och sedan makulera den felaktiga fakturan i bokföringsprogrammet och sedan skapa en ny, där alla uppgifter är korrekta.

Minskad moms

Precis som fakturabeloppet ska även den utgående momsen minska och därför är det viktigt att bokföra allt korrekt när man registrerar den nya affärshändelsen. På motsvarande sätt ska också köparen minska den ingående momsen i sin bokföring. Bokföringen sker dock på olika premisser beroende på om man tillämpar kontantmetoden eller fakturametoden.

Det är inte bara säljaren som ska minska den utgående momsen. Även köparen ska minska sin ingående moms i bokföringen efter att ha mottagit en kreditfaktura.

Vad en kreditfaktura ska innehålla

Enligt mervärdesskattelagen måste fakturor, kvitton och dylikt alltid innehålla rätt information även om det ibland kan förekomma olikheter, beroende på olika fakturor och typer. Följande måste alltid finnas med:

  • Fakturanummer och fakturadatum
  • Beloppet som ska korrigeras, och med hur mycket det ska korrigeras.
  • Moms, enligt momssatserna på den tidigare utfärdade fakturan, och nedsättningen av denna moms.

Kreditfakturan ser ut ungefär som den vanliga fakturan. En viktig skillnad är dock att beloppet som anges är negativt, och att det står “Er tillgodo” istället för “Att betala”. Skriv också “Kreditfaktura” på kreditfakturan, så att detta framgår tydligt. Kreditfakturan ska bokföras precis tvärt emot hur den ursprungliga fakturan bokfördes. Mer om hur en kreditfaktura ska bokföras finns att läsa här.

Normalt sett ska varje faktura ha ett eget löpnummer för att man otvetydigt ska kunna se skillnad på dem. Men när det gäller kreditfakturan ska ursprungsfakturans löpnummer uppges samtidigt som man skickar ut båda fakturorna till kunden. Har man krediterat flera fakturor ska löpnumret anges för var och en av originalfakturorna.

Det finns vissa undantag som medför att kravet på ursprungsfakturans löpnummer kan efterges och istället avse den tidsperiod som hänvisar till fakturering av de krediterade varorna/tjänsterna. När Skatteverket godkänner undantagen så rör det sig vanligen om en omöjlighet att hänvisa till en ursprungsfaktura eller när det gäller många sådana som har krediterats.

Kreditfaktura inom samma handling

Ibland kan det förekomma förskottsbetalning på fakturor. Det innebär ofta preliminära inbetalade belopp som sedan avstäms efter en viss tid, ofta kvartalsvis. Då är det vanligt förekommande att det sker debiteringar och krediteringar inom samma handlingar, vilket är helt i sin ordning enligt Skatteverket. Det krävs dock att handlingen följer reglerna om innehållet.

Kreditfaktura till utlandet

Kreditfaktura DanmarkDet är inte ovanligt att företag som har kunder i utlandet måste skapa kreditfakturor som skickas till dessa kunder. En viktig skillnad gentemot en vanlig kreditfaktura är att denna kreditfaktura omfattar ett belopp i utländsk valuta. Ett svenskt företag måste dock bokföra alla sina affärshändelser i svenska kronor eller i euro. Om kreditfakturan ställts ut i någon annan valuta ska den bokföras enligt samma växelkurs som den ursprungliga fakturan. Det ska nämligen inte uppstå några differenser i bokföringen till följd av skillnader i växlingskurs. Om det ändå uppstår en orealiserad valutakursdifferens får den redovisas i resultaträkningen som rörelseintäkt eller -kostnad.

Den utgående momsen ska också omräknas till den valutakurs som gällde när fakturan ställdes ut. Om den utgående momsen ska reduceras ska denna reducering också räknas enligt de växelkurs som gällde för den ursprungliga fakturan.

  • Kreditfakturor är korrigerade fakturor, där beloppet är nedsatt helt eller delvis.
  • En kreditfaktura ska hänvisa till den ursprungliga fakturan.
  • Såväl säljaren som köparen eller en tredje part kan utfärda kreditnotan även om det är säljaren som har ansvaret för kreditfakturan.
  • Den nya fakturan får ett minusbelopp. Även utgående moms och avdraget på ingående moms minskar.
  • När en kreditfaktura skickas till utlandet ska alla belopp räknas om enligt samma valutakurs.

Hur skriver jag en kreditfaktura?

Du kan utgå från en befintlig faktura, och kreditera den, eller skriva en helt ny kreditfaktura. Det förstnämnda är troligen enklast om du använder ett bokföringsprogram. Kreditfakturan ska se ut som en vanlig faktura, men med minustecken framför beloppen. Det är också viktigt att det tydligt framgår att det rör sig om en kreditfaktura, och att det finns en hänvisning till den faktura som kreditfakturan hänvisar till.

Hur bokför jag en kreditfaktura som jag skickar till kund?

Grundregeln är att en kreditfaktura som skickas till kund ska bokföras tvärt om mot hur den ursprungliga försäljningen bokfördes. Kreditering innebär försäljningsintäkterna debiteras, och detsamma gäller momsen, om det rör sig om momspliktig försäljning. Intäkter bokförs i kontoklass 3 i baskontoplanen.

Har du inte bokfört den felaktiga fakturan till kund räcker det med att du bokför den korrekta fakturan.

Hur bokför jag en kreditfaktura som en leverantör har skickat till mig?

I de flesta bokföringssystem går det inte att bokföra negativa belopp, vilket ju är vad man hittar på en kreditfaktura från en kund. Ett sätt kan vara att bokföra fakturan likadant som det ursprungliga köpet, men byta plats på debet och kredit.