Vad är en leverantörsfaktura?

En leverantörsfaktura är helt enkelt en faktura som inkommit från en leverantör. Stora företag kan få massvis av leverantörsfakturor och upprättar register för att få bättre överblick. Även mindre företag har mycket att vinna på att hålla ordning. Då får man koll på när olika leverantörsfakturor ska betalas och eventuella leverantörsskulder.

Hur hanteringen av leverantörsfakturor fungerar

Enklast är att använda ett ekonomiprogram där man tydligt kan se förfallodatum och status för alla leverantörsfakturor. Med det menas om de är betalda, obetalda eller förfallna. Det bör också finnas en sökfunktion för att enkelt kunna hitta en specifik leverantörsfaktura och även kvitto vid behov.

Sammanfattning

• Leverantörsfakturor är inkomna fakturor från företagets leverantörer.
• God överblick över leverantörsfakturor är A och O för att undvika problem.
• Hanteras med fördel i ett ekonomiprogram.
• Kan matchas direkt mot inköpsorders för att spara tid.
• Kontrollera att inköp, leverans och leverantörsfaktura överensstämmer.
• Valutor och växelkurser blir ofta avgörande när leverantörer befinner sig utomlands.

Att hantera leverantörsfakturor kräver inga större förkunskaper

Bokföring kan vara komplicerat, men att hantera leverantörsfakturor är förhållandevis enkelt. I princip vem som helst bör kunna registrera ett kvitto eller en leverantörsfaktura. Ekonomiprogram har ofta en funktion för förenklad registrering som underlättar ytterligare. En annan lösning är att låta en redovisningsbyrå hjälpa till direkt i systemet.

Möjlighet finns att prioritera leverantörsfakturor

I en optimal situation betalar man som företagare sina leverantörsfakturor omgående, men i vissa fall råder likviditetsbrist och då är det bra med en funktion för att prioritera olika fakturor. Då finns leverantörsfakturor som ska betalas i första hand, i andra hand osv. Metoden hjälper ett företag att undvika skuldsättning.

För ett register över alla leverantörer

Som företagare är det rekommenderat att ha ett detaljerat register över alla leverantörer. Begreppet leverantörsreskontra används för ett register med inkomna leverantörsfakturor, vilka som betalats och om det finns en skuld till leverantörer. Informationen kan också hjälpa till att effektivisera verksamheten och minska kostnaderna för inköp.

Kopiera en leverantörsfaktura

Ett tips som ofta underlättar hanteringen av leverantörsfakturor är att lära sig hur man kopierar en leverantörsfaktura i ekonomiprogrammet. Ofta räcker det med ett enkelt kortkommando. För återkommande inköp går det att spara mycket tid på att snabbt kopiera. Man får med sig all information från den kopierade fakturan och behöver bara redigera ändringar.

En inköpsorder kan matchas direkt mot en leverantörsfaktura

I moderna program för ekonomihantering finns ofta en funktion för att direkt skapa en leverantörsfaktura utifrån de inköp som görs. Fördelen är att slippa behöva fylla i samma information flera gånger. I regel blir det också enklare att undersöka att inköp, inkomna leveranser och själva leverantörsfakturan överensstämmer.

Koppla kommentarer till leverantörsfakturor

Ett annat smidigt verktyg som är bra att känna till är möjligheten att koppla kommentarer till olika fakturor. När flera på företaget arbetar med betalningen av fakturor, till exempel en ekonomichef och ekonomiassistenter, hjälper det att kunna förmedla information om en viss faktura. Ibland kanske något inte stämmer överens och måste följas upp.