En proformafaktura är en faktura som visar värdet på de varor som levereras vid en leverans. Den är vanligast i samband med varuexport till utlandet, men förekommer även i vissa fall vid försäljning till kunder inom Sverige.

Vid export är du som exporterar skyldig att kunna visa upp handlingar till stöd för tulldeklarationen, och mottagarlandet kan därför kräva att få granska fakturan eller proformafakturan för försändelsen.

Pro forma är latin och betyder “för formens skull”. Detta innebär att proformafakturan inte är en riktigt faktura, även om den uppfyller några av de formella krav som ställs på en faktura. Proformafakturan utfärdas vid leveranser där det inte finns något krav på betalning, men där det krävs ett dokument som visar varornas värde.

När upprättas en proformafaktura?

Förutom vid export till utlandet kan en proformafaktura upprättas för följande varor:

  • Ersättningsvaror
  • Garantivaror
  • Varuprover
  • Reklamartiklar
  • Returvaror
  • Reklamtryck

Hur ska en proformafaktura se ut?

Även om en proformafaktura inte är en riktig faktura ska den vara så detaljerad som möjligt, för att göra det enklare för tullpersonalen. De exakta kraven varier från ett land till ett annat, men i de allra flesta fall ska följande uppgifter finnas med på proformafakturan:

 

  • Pro Forma Invoice som rubrik
  • Datum för utfärdande
  • Avsändarens namn och adress
  • Mottagarens namn och adress
  • Antal varor
  • Typ av kolli
  • Bruttovikt
  • Förpackningens märkning
  • Detaljerad beskrivning av innehållet – inklusive antal och värde
  • Nettovikt och ursprungliga leveransvillkor
  • Texten No charge. Value for customs purposes only
  • Din namnteckning

Proformafaktura inom Sverige

ProformafakturaDet är inte enbart vid handel utomlands som proforma används. Vid all handel med nya kunder är förskottsbetalning en trygghet för att säkerställa att man får in sina pengar från kunden. Ofta gäller att första betalningen sker mot förskott och sedan går över till kredit från och med andra ordern. Vid leveranser inom Sverige finns inga krav på proformafakturor. De förekommer dock i vissa fall, när värdet av en vara eller tjänst ska specificeras.

Ett exempel på när en proformafaktura ska upprättas är när ett företag bjuder på en annons eller någon annan form av reklam som i normala fall är skattepliktig, och reklamskatt ska utgå. Fakturan ska då specificera vilket värde annonsen skulle ha haft om den hade köpts på vanligt sätt.

Proformafaktura kan upprättas i avvaktan på ett bättre faktureringsunderlag, eller när god redovisningssed innebär ett krav på att faktura upprättas, men detta inte har skett. Proformafakturor upprättas också av vissa företag, i situationer där leverans inte sker förrän kunden betalat. Detta kan ske när kunden inte anses vara kreditvärdig, eller när företaget vill lämna ett erbjudande till kunden. Leveransen sker sedan efter att kunden har gjort en förskottsbetalning.

Som redan nämnts är proforma vanligt när det handlar om att fakturera nya kunder som man håller på att bygga upp en affärsrelation med. När det har gått en tid och betalningarna fungerar som de ska, det vill säga att kunden sköter sina betalningar, kan det bli aktuellt med andra former av fakturering.

När en leverantör känner att affärsrelationen fungerar som den ska och kunden inte verkar ha några problem med likviditeten, kan det vara dags att fördjupa relationen genom att erbjuda en viss tids kredit. Med andra ord kan det handla om 30 dagars frist med betalningen, eller liknande.

Handel utanför Sverige

Många företag använder sig av leverantörer som befinner sig utanför landets gränser, exempelvis distributörer och importörer av gods som arbetar med försäljning till butik. Som betalning för varorna är det många leverantörer som kräver betalning i förskott innan leverans, något man som distributör måste vara beredd på i början.

Proforma och leverans

LeveransTanken med fakturering genom proforma är att leverantören ska hålla varorna tills dess att kunden har betalt och pengarna finns på kontot. Först då kan varorna skickas, alternativt hämtas av kunden. Det är vanligt att använda sig av en speditör som hämtar varorna hos leverantören och levererar direkt till företaget som beställt.

När det handlar om betalning med kredit och leverans så fungerar det annorlunda än vid proformafakturering. Här kan varorna levereras så snart godset är klart hos leverantören och betalning sker i efterskott, med en kredit på ett visst antal dagar som vanligen är 30. Fakturan levereras antingen med godset eller i efterhand.

Att använda sig av förskottsbetalning via proforma är med andra ord ett utmärkt sätt att ta sig an nya kunder, särskilt i de fall där man är lite orolig att man inte ska få sin betalning för levererade varor. Det är samtidigt alltid bra för företag att snabbt få in ny likviditet.

  • En proformafaktura upprättas för formens skull.
  • Denna typ av faktura är vanlig vid export utomlands, av varor som inte ska betalas av mottagaren.
  • Syftet är att tullen ska kunna granska leveransen.
  • I vissa fall används proformafakturor även vid leveranser inom Sverige.

När ska en proformafaktura upprättas?

En proformafaktura upprättas när en leverans inte ska betalas, men det finns ett krav på ett dokument som visar vad som levereras. Det gäller exempelvis vid leverans av ersättnings- eller reklamvaror till utlandet.

Hur ska en proformafaktura bokföras?

I regel ska en proformafaktura inte bokföras, eftersom den inte ska betalas utan enbart har ställts ut för att visa på levererade varors värde. Det finns dock ett undantag, och det är när en proformafaktura används vid förskottsbetalning.

Om du har fått en proformafaktura från utlandet, betalat i förskott, och sedan fått leveransen av varorna, ska det bokföras på följande sätt:

När proformafakturan betalas:

Kredit 1930 Bankkonto

Debet 1681 Fordran hos leverantör

När den vanliga fakturan kommer in bokförs den på följande sätt i leverantörsreskontran:

Kredit 2440 Leverantörsskulder

Debet 4010 Inköp av varor

Bokför den sedan som betald på det datum då du betalade proformafakturan:

Debet 2440

Kredit 1684

Eftersom det rör sig om köp från utlandet kan, beroende på valutakurs, konto 3960 (Valutavinster på fordringar och skulder) eller 7960 (Valutaförluster på fordringar och skulder) behöva användas, men eftersom det går kort tid mellan betalningen av proformafakturan och den vanliga fakturan är detta sällan fallet.