En faktura är en affärshändelse som måste bokföras men beroende på vilken bokföringsmetod man använder ska man göra på lite olika sätt. Fakturametoden innebär att man bokför fakturan och kontantmetoden innebär att man endast bokför betalningarna. Själva fakturan ska då inte in i bokföringsprogrammet om den inte har betalats.

Vi ska därför koncentrera oss på fakturametodens bokföring, eftersom det är den metod som innebär löpande bokföring och därmed registrerar alla fakturor. En registrering, oavsett om det gäller en leverantörsskuld eller en kundfordring, ska alltid ske och helst komma i kronologisk ordning. Även krediterade fakturor ska finnas med. Makulerade fakturor stannar också alltid kvar i systemet.

Många faktureringsprogram och bokföringsprogram är sammankopplade och registrerar händelserna således automatiskt.

  • Fakturor bokförs med faktureringsmetoden
  • Det innebär att varje faktura registreras när den skapas eller kommer in
  • Konton att använda är exempelvis Leverantörsskuld, Kundfordringar, Materialinköp, Försäljning, Affärskonto, Utgående- och Ingående moms, som finns att tillgå enligt BAS-kontoplanen
  • Faktureringsprogram och bokföringsprogram brukar samarbeta

Bokföra fakturor

Om du ska skicka en faktura till en kund så är fakturadatumet det datum som ska föras in i bokföringsprogrammet. Även veckodag är bra att ta med. Samtidigt kan du föra in fakturan i en kundreskontra om så önskas. I det här fallet kan du använda konton “Kundfordringar”, “Försäljning av varor” och “Utgående moms”.

När kunden sedan betalar fakturan används t.ex. kontona “Kundfordringar” och “Affärskonto”. I reskontrat för kundfordringar måste du även fylla i att kunden betalat och därmed stryka dennes skuld till dig. Ett sådant reskontra är bra att ha för eventuella påminnelser. Anteckna alltid fakturanumret här så att du vet vilken faktura det rör sig om.

Vid en inkommande faktura bokför du skulden som leverantörsskuld på konto “Leverantörsskuld”. Låt säga att det rör sig om materialköp på motsvarande konto. Momsen läggs på “Ingående moms”. Dagen du får fakturan kan utgöra datum för bokföring. Bokföringen av betalningen sker på kontona “Leverantörsskuld” och “Affärskonto”. Ange alltid fakturanummer på bokföringsordern.

Viktigt att komma ihågBokföra faktura

Hitintills har vi bara nämnt vanliga in- och utgående fakturor men det är minst lika viktigt att inte bortse från kreditfakturor. När en kreditfaktura skapas, så sker en förändring av den ursprungliga fakturan. Denna ska bokföras som en negativ intäkt och den nya fakturan måste registreras i bokföringen manuellt.

Notera att även de makulerade fakturorna sparas även om de inte bokförs på samma sätt. Detta för att man smidigt ska kunna gå tillbaka i systemet och se de gamla affärshändelserna på ett eller annat sätt. För övrigt är det väsentligt att spara alla gamla verifikat under ett antal år, även de ogiltiga.

Det är i samtliga fall mycket viktigt att alltid spara alla betalningar som både du och kunderna gör från banken eller plusgirokontot. Genom att alltid ha dessa tillhands och använda som underlag, kan du säkerställa bevis om något i senare skede skulle inträffa som t.ex. ett påstående att någon part inte betalat in någon faktura.