Ett faktureringsprogram gör det enklare att hålla koll på fakturorna i ett företag. Programmet kan köpas separat eller som en integrerad del av ett bokföringsprogram. Det finns en rad olika program att välja mellan, som lämpar sig både för större och mindre företag.
Utan att kunna fakturera går det inte att driva ett företag. Det är dock inte alldeles enkelt att skriva korrekta fakturor, åtminstone inte i början. Att hålla ordning på vilka fakturor som skickats ut, vilka som har betalats, och vilka som ska krediteras, blir snabbt en övermäktig uppgift om det ska göras manuellt. Det är här som faktureringsprogram kommer in i bilden.
Exakt vad alla olika faktureringsprogram har att erbjuda kan variera, men överlag är de till för att skapa egna databaser och hålla ordning på kunderna. Dessutom kan du välja mellan olika fakturatyper och se över alla inbetalningar. Programmet ger således en tydlig överblick över din fakturering.
Smidigt att använda
Det som ger det egna företaget fördelar med ett faktureringsprogram är bl.a. att det går smidigare att skapa fakturorna. Programmet har vanligtvis redan förgjorda mallar för olika fakturatyper. Det går enkelt att spara kunder och information så att nästa faktura går som smort.
Inte minst är det enkelt att i ett bokföringsprogram skapa en kreditfaktura utifrån en tidigare faktura som har skickats till kund. Den nya kreditfakturan får då automatiskt samma fakturanummer som den tidigare fakturan, och det är också enkelt att ändra momsbeloppet.
Äldre eller nya faktureringsprogram?
Som företagsägare kan man både välja mellan äldre varianter av faktureringsprogram, eller de nya webbaserade programmen, vilket börjar bli det mest uppenbara valet idag. De äldre och lokala programmen installeras bara på kontorets datorer som enda plats där det är åtkomligt, medans ett nytt moln-faktureringsprogram ger åtkomst överallt där man har internetuppkoppling. Det senare innebär att du kan få tillgång till dina fakturor även om din dator blir stulen eller förstörd.
Det finns också vissa saker som talar för ett faktureringsprogram som installeras på datorn. Om du tycker det är svårt att lära dig nya funktioner kan detta alternativ vara att föredra, eftersom du måste göra ett aktivt val och uppdatera programmet för att gränssnittet ska förändras. Du behöver heller inte oroa dig för att servern ska gå ned, något som kan hända om du väljer ett molnprogram.
Att använda ett faktureringsprogram som ser likadant ut, och fungerar likadant, år efter år har många fördelar för dig som inte gillar förändring, inte minst om du driver ditt företag på egen hand. Framför allt kommer du att kunna koncentrera dig mer på företagets kärnverksamhet än på att lära dig hur du ska göra för att kunna skicka korrekta fakturor från ditt program. Tänk bara på att du går miste om nya funktioner om du inte uppdaterar. Det kan t.ex. handla om möjligheten att skicka fakturor direkt till kundens internetbank, eller andra funktioner som låter dig integrera olika system med varandra.
Bokföringsprogram med faktureringsfunktion
En del faktureringsprogram kommer med ett integrerat bokföringsprogram vilket underlättar när fakturorna är betalda eller utskickade. Alla fakturerade belopp registreras således direkt i bokföringen automatiskt när transaktionen genomförs. Om du tycker det känns jobbigt med debet och kredit så är fakturering och bokföring i ett paket, ett utmärkt alternativ.
Molnbaserat eller lokalt?
Man brukar tala om molnbaserade eller lokalt installerade faktureringsprogram. Skillnaden är då att de molnbaserade ger åtkomst vart än man loggar in över internet och vilken plats man än befinner sig på. De lokala är installerade på kontoret eller kanske i en enda dator. Ett molnbaserat program har alltid back-up, vilket är en fördel.
Fördelar med webbaserat
De webbaserade ger dessutom mindre pappersarbete då man enkelt kan ladda ned fakturorna i pdf och skicka direkt till kunden över internet. En positiva aspekt är att man undviker frankeringar, kuvert och en massa papper som lätt kan komma på villovägar. Man sparar dessutom bläck i skrivaren då man slipper skriva ut fakturorna.
Välj rätt!
När du står i begrepp att välja faktureringsprogram bör du ställa dig själv följande frågor:
- Fungerar programmet på PC, Mac eller båda två? Finns det dessutom som app, och i så fall till Android eller iOS? Om programmet är molnbaserat, och finns till flera plattformar, är det enkelt att komma igång när du byter dator eller telefon. Du kan dessutom snabbt komma igång om din ordinarie device går sönder, och du måste använda en lånevariant.
- Ingår det en testperiod innan du måste betala för programmet?
- Kan du integrera faktureringen med företagets bokföring?
- Kan du importera filer till programmet? Vissa bokföringsprogram kan läsa inbetalningsfiler från din internetbank, så att flera inbetalningar kan registreras på en gång.
- Kan programmet hantera olika momssatser?
- Är det enkelt att skapa kreditfakturor?
- Kan du fakturera till utlandet, i olika valutor?
- Är det enkelt att göra avdrag, som rut och rot?
- Har programmet bra support?
Det är kanske inte samtliga av dessa funktioner som är relevanta för just din verksamhet – är du IT-konsult behöver du t.ex. inte göra rot-avdrag. Det viktiga är att du hittar ett program som fungerar för ditt företags behov.