När ett företag säljer varor eller tjänster till annat företag eller en privatperson är det vanligt att ta betalt via en faktura. Förutom det faktiska värdet på varan eller tjänsten är det också nödvändigt att moms, det vill säga skatt till staten, läggs på beloppet på fakturan.

Skicka fakturan

När priset är bestämt och fakturan är skapad är det allra bäst att skickar iväg den så fort som möjligt. Kom ihåg att skriva datum för både skapandet av fakturan och senaste datum för betalning. Det finns digitala hjälpmedel för fakturering som det kan vara bra att använda sig av i början.

Vad ska finnas med?

Detta är information som alltid måste finnas med på fakturan:

Skriva faktura

  • Datum
  • Fakturanummer
  • Köparens adress
  • Säljarens adress och momsregistreringsnummer
  • Specificering av vilken vara eller tjänst fakturan avser
  • Pris
  • Momssats
  • Momsbelopp
  • Betalningsvillkor
  • Säljarens plus- och/eller bankgironummer
  • Uppgifter om säljaren är registrerad för F-skatt
  • Säljarens och köparens referenser (namngivna)
  • Leveransvillkor

Betalningsvillkor

Det vanligaste är att kunden har ett visst antal dagar (till exempel 30) på sig från och med faktureringsdatum tills betalningen ska ske. Detta innebär att du som företagare kommer att ligga ute med kapital under denna period. Som ny företagare är det bra att kontrollera hur möjligheterna till detta ser ut.

Kontrollera kunden

I och med risken man tar med en längre betalningsperiod kan det vara tillrådligt att kontrollera kundens betalningsförmåga innan man godkänner fakturabetalningen. En kreditupplysning kan göras via särskilda kreditupplysningsföretag. Skulle det finnas något problem kan man ta betalt kontant eller via postförskott, om man ändå vill genomföra försäljningen.

Att göra fel

Att göra fel när man skriver fakturor är inte ovanligt, men det kan bli både dyrt, komplicerat och tidskrävande att rätta till felen – särskilt om man har begått misstag med fakturorna under en längre period. Nedan följer en genomgång av vanliga fel och hur du gör för att undvika dem.

Rätt fakturanummer

Ett vanligt misstag är att inte hålla fakturanumren konsekventa. Fakturanumren ska vara en obruten nummerserie (det vill säga inte innehålla några luckor), som allra helst ska vara oberoende av datum eller liknande, eftersom det då kan uppstå hål i nummerföljden. Fakturanumret ska också alltid finnas med på fakturan.

Uppgifter om säljare och köpare

Om man använder sig av en fakturamall får man hjälp med vilken information om både köpare och säljare som måste finnas med på fakturan. Annars finns det risk för att man glömmer någon uppgift, som till exempel momsregistreringsnummer eller organisationsnummer. Dubbelkolla med köparen om du saknar någon uppgift.

Olika sätt att fakturera

Nu för tiden finns det som sagt olika sorters hjälp att ta till om man är ovan vid fakturering. Dels färdiga fakturamallar som man kan ladda ner från webbsidor, men även företag som erbjuder hjälp att skicka fakturor till en viss kostnad. Tänk igenom vad som passar bäst för just ditt företag.